Для упрощения документооборота между водителями, экспедиторами и заказчиками был введен электронный формат. Однако до сих пор не все пользуются этим удобством. Рассказываем, как начать обмениваться документами и подписывать их электронно.
Какие виды документов используются в грузоперевозках
Общие требования к условиям перевозки и оформлении договорных отношений зафиксированы в главах 40 и 41 ГК РФ, а также иными Федеральными законами, регулирующими оказания услуг по перевозки грузов. Каждая перевозка грузов сопровождается оформлением кипы документов для налоговой, таможни и т.п..
Документооборот можно условно разделить на внешний, в котором задействованы заказчики перевозок, и внутренний, который перевозчик ведет со своими исполнителями.
Основные документы
- Заказ-наряд от заказчика — на его основании заключается договор между заказчиком и транспортной компанией при оформлении перевозки пассажиров и багажа.
- Договор на перевозку груза — может быть разовый или долгосрочный, в нем указаны права и обязанности сторон, стоимость и способ оплаты перевозки. (Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. Транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки грузом, составляется грузоотправителем. Транспортная накладная оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронной транспортной накладной. п.1 ст.8 Федеральный закон от 08.11.2007 №259-ФЗ).
Первичные документы
- Товарно-транспортная накладная (ТТН) — является первичным документом и предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и для расчетов за перевозки товаров автомобильным транспортом. ТТН составляется по унифицированной форме (1-Т, Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78). Не является обязательным документом, за исключением перевозки алкогольной продукции.
- Путевой лист — нужен водителю для выезда из гаража на автотранспортном средстве, для обоснования списания ГСМ, подтверждения затрат на оплату труда водителя, а также поможет избежать претензий контролирующих органов к признанию этих расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль. В документе фиксируется информация о водителе и его медицинском допуске к рейсу, грузе, исправности автомобиля и расчет топлива. (с 01.03.2023 г. появится возможность формировать путевой лист в виде электронного документа. Федеральный закон от 06.03.2022 №39-ФЗ).
- Транспортная накладная (ТН) — заполненная в утвержденной форме (Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200 "Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом") применяется для списания товара в комплекте с товарной накладной. ТН оформляется в 3-х экз. для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Если ТН используется как первичный документ бухгалтерского учета, то составляют 4-ый экз и передают его грузоотправителю.
- Товарная накладная ТОРГ-12 — нужна для оформления отпуска товарно-материальных ценностей сторонним организациям и учета, оформляется в бумажном или электронном виде в 2-х экземплярах.
- Акт по форме ТОРГ-2 — «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» является юридическим основанием для претензий поставщику при выявлении несоответствия товара по количеству или качеству.
Документооборот между грузоперевозчиками и исполнителями
Если в бизнес-процессах грузоперевозок задействованы самозанятые водители, список документов дополняется следующими:
- договором ГПХ,
- справкой о постановке на учет в качестве плательщика НПД,
- чеком от самозанятого,
- актом выполненных работ (по закону не обязателен, но на практике лучше его оформлять)
Каждый из этих документов можно оформлять и подписывать электронно, избавляясь от бумажной волокиты и ускоряя взаимодействие с исполнителями.
Важный нюанс: самозанятый-водитель для работы в грузоперевозках обязательно должен быть ИП. Это связано с оформлением путевки и накладных на груз. Такие документы могут оформить только ИП или юридические лица (Федеральные законы №259-ФЗ от 08.11.2007, N 196-ФЗ от 10.12.1995 и приказ Минтранса N 152 от 18.09.2008). При этом закон не запрещает ИП быть одновременно и самозанятым — не платить страховые взносы и пользоваться другими плюсами специального режима.
Справка от самозанятого:
При заключении договора с самозанятым-водителем компания запрашивает справку о постановке на учет — это нужно, чтобы убедиться, что исполнитель действительно применяет налоговый режим НПД.
Справку самозанятый формирует в приложении «Мой налог». Она уже будет подписана электронной подписью ФНС, то есть это полноценный юридически значимый документ. Самозанятому достаточно передать его заказчику удобным способом в электронном виде. Например: отправить по электронной почте или в мессенджер.
Чек от самозанятого
Чек — это главный закрывающий документ, который предоставляет самозанятый и затем использует компания в отчете перед ФНС.
После получения оплаты самозанятый формирует электронный чек в приложении «Мой налог» или в приложении официального партнера ФНС.
А затем также может отправить ссылку на чек или его изображение заказчику. В таком виде чек уже является полноценным документом, который соответствует всем требованиям закона. Дополнительно подтверждать его легитимность необходимости нет.
Договор и Акт
По сути самозанятому больше ничего и не нужно оформлять. То есть приложение налоговой службы полностью закрывает потребность самозанятого в электронном документообороте.
Однако заказчику для подтверждения расходов на оплату услуг самозанятого, помимо чека нужно обзавестись и другими документами — договором и в некоторых случаях актом оказанных услуг или приема-передачи товара. Иначе есть риск того, что налоговая может посчитать эти расходы неподтвержденными или сделку притворной (совершенной только для того, чтобы уменьшить налоговую нагрузку). Налоговики могут попытаться также признать отношения с самозанятым трудовыми.
Поэтому — чем больше есть доказательств реального характера сделки, тем меньше подобные риски.
Напомним, что нельзя прописывать в договоре с самозанятыми по мнению ФНС (письмо № ЕА-4-15/4674 от 15 апреля 2022 г. «О направлении информации по проведению налогового контроля по НПД»)
Трудовые функции: нельзя писать, что самозанятый будет работать водителем. Но можно описать конкретную задачу: перевезти товар со склада в магазин.
Ежемесячная оплата: нельзя писать, что самозанятый получит зарплату 5 и 20 числа. Оплата должна быть привязана к конкретному результату работы.
Правила внутреннего распорядка: нельзя писать, что самозанятый обязан приходить на склад к 8:00, подчиняться начальнику.
При этом закон не запрещает работать с самозанятым по оферте, которой тот соглашаются следовать. Например, самозанятый водитель регистрируется в сервисе грузоперевозок и работает по общим для всех правилам.
Обязанности компании обеспечить ресурсами для работы: нельзя писать, что компания предоставит самозанятому автомобиль или будет оплачивать бензин корпоративной топливной картой, налоговая может счесть это признаком трудовых отношений.
Однако закон не запрещает самозанятому взять автомобиль и гараж в аренду у той же компании за деньги.
Скачать шаблон акта и договора с самозанятым можно в сервисе «Мои самозанятые».
Электронный документооборот в грузоперевозках
Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) запущена в России с 1 сентября 2022. Она разработана, чтобы повысить скорость перевозки грузов по стране. Правительство утвердило правила обмена электронными транспортными накладными, электронными заказ-нарядами и электронными сопроводительными ведомостями.
Электронный документооборот осуществляют специальные операторы. Сейчас к ГИС ЭПД подключены семь компаний-операторов: «КОРУС Консалтинг СНГ», «Компания Тензор», «ПФ «СКБ Контур», «Такском», «Калуга Астрал», «Эдисофт» и «Э-КОМ».
Законодательные акты, регулирующие ЭДО:
- Статья «Электронные перевозочные документы» в Уставе автомобильного транспорта (п.18.1 Федерального закона от 08.11.2007 №259-ФЗ).
- Дополнение в Правилах дорожного движения — перевозчикам разрешили предъявлять перевозочные документы для проверки в электронном виде.
- Федеральная налоговая служба (ФНС) утвердила формат электронной транспортной накладной. (Приказ ФНС от 09.12.2021 №ЕД-7-26/1056@ “Об утверждении форматах электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда”).
С 1 марта 2023 года в перечень документов войдут электронный путевой лист, электронный договор фрахтования и электронный заказ (заявки).
Обратите внимание: ГИС ЭПД не отменяет использование бумажных документов, а действует параллельно.
ЭДО между грузоперевозчиками и самозанятыми-подрядчиками
ЭДО позволяет быстро обмениваться документами, которые имеют юридическую значимость, т. е. равноценными бумажным документам, подписанным собственноручно.
Электронные документы, необходимые для сотрудничества с водителями ИП-самозанятыми, не входят в перечень ГИС ЭПД.
Их можно отправлять на подпись любым удобным способом: через мессенджеры, по электронной почте, но удобнее всего через специальный сервис.
Почему ЭДО через сервис выгодно
Для подписания самозанятому потребуется электронная подпись. Не все типы электронных подписей бесплатны. И при обмене документами вне сервисов, самозанятому придется проходить этапы идентификации личности, покупать подпись и программу (криптоплагин) для работы электронной подписи.
Это неудобство может нивелировать все преимущества ЭДО, особенно при краткосрочных заказах.
Поэтому компании обычно подключаются к официальным сервисам, например, к “Моим самозанятым”, которые организуют ЭДО без затрат и полностью автоматизируют работу с самозанятыми. Сервис работает по принципу “одного окна” и объединяет в себе все функции: от проверок статусов исполнителей, юридически значимого ЭДО, выплат на любые счета и карты, до получения закрывающих документов.
Преимущества:
1. ЭДО в Телеграм
“Мои самозанятые” выпускают неквалифицированную электронную подпись (НЭП) для компании и для самозанятых, с которыми она работает. Заказчик может в личном кабинете формировать пакеты документов и отправлять их на подпись подрядчикам в Телеграм. Самозанятые подписывают в два клика пришедшие договора и акты, документы — юридически значимы.
2. Самозанятому не нужна идентификация
Самозанятому не придется проходить сложную идентификацию. Ему достаточно открыть для сервиса доступ из приложения «Мой налог». К тому же для самозанятого сотрудничество с сервисом бесплатное, а юрлица платят только небольшую комиссию с выплат.
3. Никаких сторонних приложений
Ни одной стороне не требуется оплачивать и устанавливать программы для ЭДО, заниматься их настройкой. Для транспортной компании это возможность быстро и безопасно обмениваться с водителем документами. Это сильно экономит трудозатраты, особенно, когда таких подрядчиков десятки.
Для самозанятого — это работа без забот об отправке документов и лишних затрат. Никакой почты, не надо думать о передаче чека. Взаимная выгода.
Заинтересовались? Зарегистрируйтесь в сервисе “Мои самозанятые” до 31 октября и получите 2000 бонусных рублей на полный тест-драйв сервиса и 3 дня доступа к функционалу.
