Электронные транспортные накладные и другие перевозочные документы наконец стали реальностью: их применение началось, однако у логистических компаний до сих пор остаются вопросы.
В феврале этого года был проведен опрос среди участников логистической отрасли с целью выяснить, насколько бизнес подготовлен к переходу на цифровой документооборот (по данным TAdviser). Опрос прошли грузоотправители, грузополучатели и перевозчики. Его результаты показали, что 37% компаний, занятых перевозками, на один балл готовы к цифровизации по десятибалльной шкале. И лишь 7% полностью готовы к переходу на ЭТрН. Опираясь на эти цифры, можно представить, насколько тяжело дастся этим организациям переход на ЭТрН.
Существует вступивший в силу с 1 января 2022 года Федеральный закон от 02.07.2021 № 336-ФЗ, который предоставляет возможность всем участникам перевозки на автомобильном транспорте (грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, операторы электронного документооборота, контрольно-надзорные органы) обмениваться перевозочными документами, в том числе транспортными накладными (ЭТрН), в электронном виде.
C 2023 года внедрение электронной транспортной накладной (ЭТрН) в логистические процессы компании станет обязательной нормой. Государство запустило информационную систему ГИС ЭПД, в которой организации будут работать с помощью посредников-операторов электронного документооборота (ЭДО). Если с 2022 года происходило плавное внедрение ЭТрН, то через пару месяцев компании должны будут перевести свои процессы на этот документ.
В настоящий момент многие компании, в том числе те, кто уже начал внедрять ЭТрН, испытывают трудности с переходом. Было выделено 4 основных проблемы. Во-первых, у многих компаний отсутствует организационно-технологическая подготовка. Например, приказ ФНС "Об утверждении форматов ЭТрН, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда" состоит из подробного технического описания на 344 страницы. Требуется много времени и ресурсов, чтобы разобраться во всех тонкостях документа и осуществить доработки в корпоративных информационных системах. С большой вероятностью придется привлекать внешнего подрядчика, на что готовы не все компании. Кроме того, инспекторы ГИБДД и Ространснадзора должны быть обеспечены необходимыми мобильными устройствами для проверки электронных перевозочных документов на дороге.
Во-вторых, не все организации понимают целесообразности перехода на ЭТрН с точки зрения экономической эффективности и в зависимости от масштаба перевозок. Речь идет о полноценном интеграционном проекте, который включает не только трудозатраты на подключение, но и изменение текущих бизнес-процессов, приведение баз данных к единому формату для обмена данными с другими участниками, доработки и тестирования ПО, обеспечения недостающих данных и т.д.
В-третьих, далеко не все операторы могут работать с организациями в ГИС ЭПД. Компания сможет подключиться только к тем операторам и использовать только те решения, которые одобрит Минтранс. После чего утвержденные операторы смогут получить соответствующий допуск.
В-четвертых, большую роль играет слабая осведомленность участников рынка в тонкостях процесса перехода на ЭТрН. У каждой компании своя специфика бизнес-процессов, тяжело создать стандартизированный обучающий материал с указанием всех нюансов по переходу на ЭТрН. В этом случае помогут успешные кейсы компаний по работе с ЭТрН.
Учитывая все вышеперечисленные трудности, неготовность организаций и сжатое время (менее 3-х месяцев до конца года), компании испытывают большие сложности с переходом. Для уточнения деталей мы решили связаться с лидером отрасли автоматизации логистики, компанией «ЛОГОСОФТ».
Компания ЛОГОСОФТ с платформой Vezubr занимается автоматизацией процесса перевозки. Также компания предоставляет возможность обмениваться электронными перевозочными документами с покрытием многоплечевой доставки (первая миля + магистраль + последняя миля.
По словам представителя Vezubr Кирилла Борундаева, платформа позволяет избежать всех трудностей в переходе на электронные перевозочные документы, так как берет на себя всю работу с базами данных и бизнес-процессами заказчика, взаимодействие с оператором ЭДО (официальный партнер Везубр – одобренный Минтрансом оператор «Калуга Астрал»). Компания только предоставляет необходимые данные, а платформа сама настраивает все процессы, связанные с переходом на ЭТрН. Vezubr уже предоставляет возможность обмениваться электронными документами. Прием и сдача осуществляется в том числе через Smart мобильное приложение. В 4 квартале Vezubr выпустит полноценный вариант документа ЭТрН. Также в ближайшее время планируется внедрить в электронный документооборот путевой лист, экспедиторскую расписку, маршрутный лист и другие документы. Вся инфраструктура к полному переходу на ЭДО уже готова.
Таким образом, несмотря на все трудности с переходом на ЭТрН, цифровизация транспортно-логистической сферы приведет ее к высокому, технологическому уровню. Введение электронного документооборота существенно облегчит работу всех участников перевозки: грузовладельца, экспедитора и перевозчика. По мнению Министерства транспорта это позволит к 2030 г. в шесть раз увеличить скорость прохождения информации о перемещении грузов. Преимущества ЭДО отразится и в цене: стоимость транзакции почти равна стоимости бумаги, которую используют при формировании накладной без учета расходов на ФОТ, печать, повторное восстановление, курьерские услуги, архивацию и штрафы за потерю бумажных документов.
