Переход на ЭПД и ЭТрН: пошаговая инструкция для перевозчика

С 1 сентября 2026 года в России закреплен переход на обязательные электронные перевозочные документы. Чтобы внедрить ЭТрН без сбоев в логистике, перевозчику нужно выбрать оператора ИС ЭПД, оформить подписи с МЧД, подключить водителей к приложению и запустить тестовый рейс.

Коротко о главном

• Обязательный переход уже состоялся
  

С 1 сентября 2026 года вступили в силу положения Федерального закона № 140-ФЗ, закрепляющие переход на обязательное использование электронных перевозочных документов при коммерческих автомобильных перевозках.

• ЭТрН — один из видов ЭПД
  

Понятие электронных перевозочных документов (ЭПД) включает в себя несколько видов цифровых документов. Электронная транспортная накладная (ЭТрН) является основным документом, перевод которого в цифровой формат стал обязательным по закону.

• Напрямую к ГИС ЭПД перевозчики не подключаются
  

Государственная информационная система не имеет открытого личного кабинета для прямой отправки документов участниками рынка грузоперевозок.

• Работать нужно через оператора ИС ЭПД
  

Передача данных в Минтранс, ФНС и Ространснадзор идет через информационные системы аккредитованных операторов, которые включены в официальный реестр Минтранса.

• Бумажные документы сохраняются только для исключений
  

Использование бумажных бланков допускается лишь в случаях, определенных приказами Минтранса РФ, включая перевозки для нужд обороны, международные рейсы и доставку товаров физлицами для личных нужд.

• Нештрафуемый период до 1 марта 2027 года не отменяет обязанности
  

До 1 марта 2027 года инспекторы на дорогах ограничиваются устным замечанием при использовании бумаги вместо ЭПД. Однако это не освобождает компанию от обязанности переходить на цифровой формат и не снижает риски налоговых проверок при подтверждении расходов бумажными накладными.

Какие документы перевозчику нужно перевести в электронный вид

Набор ЭПД зависит от роли компании и договоров, по которым она работает. Если перевозчик также выполняет функции экспедитора, одного перехода на ЭТрН будет недостаточно. ЭПД —это  электронные перевозочные документы, которые участники перевозки оформляют и передают через оператора ИС ЭПД.

ЭТрН — электронная транспортная накладная, которая подтверждает заключение и исполнение договора перевозки груза.

ЭЗЗ — электронный заказ или заявка на перевозку, в которых заказчик и перевозчик согласовывают условия будущего рейса.

Правила обмена электронными документами закреплены Постановлением Правительства РФ № 931, а их технические форматы утверждает ФНС России. С 1 сентября 2026 года перевозчик обязан обмениваться титулами ЭТрН с грузоотправителем и грузополучателем. Нарушение цепочки передачи данных или попытка подменить накладную обычным закрывающим актом повышает риски налоговых проверок. Если компания не сможет подтвердить реальность перевозки цифровыми титулами, ИФНС может отказать в вычетах по НДС и исключить расходы на транспортировку из базы по налогу на прибыль.

Если автотранспортная компания берет на себя экспедирование грузов с привлечением третьих лиц, ее деятельность регулируется Федеральным законом № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». В этом сценарии оформляются поручение экспедитору и экспедиторская расписка. Они ведутся через стандартные каналы b2b-ЭДО и служат для налоговых органов подтверждением того, что сделка реальна, а стороны проявили коммерческую осмотрительность.

Набор используемых документов напрямую зависит от роли компании, условий договоров и видов транспорта, задействованных в цепочке поставок. Сравнение ключевых характеристик цифровых форм приведено в таблице:

Что понадобится для перехода на ЭТрН

Внедрение цифрового документооборота требует подготовки программного обеспечения и работы с персоналом. Для перехода на цифровой формат автотранспортному предприятию необходимо подготовить следующие инструменты:

• Оператор ИС ЭПД
  

Организация, аккредитованная Минтрансом РФ. Через ее ИТ-платформу осуществляются обмен титулами между участниками рейса и автоматическая передача данных в государственную систему ГИС ЭПД.

• Электронные подписи
  

Руководитель компании получает КЭП юридического лица в удостоверяющем центре ФНС. Диспетчеры и логисты используют КЭП физического лица в связке с МЧД. Водители для подписания титулов на мобильных устройствах применяют усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) или КЭП физлица.

• Машиночитаемые доверенности (МЧД)
  

Цифровые доверенности, зарегистрированные в едином блокчейн-реестре ФНС. Они юридически подтверждают право логистов и водителей подписывать электронные перевозочные документы от имени транспортной компании. Выдаются бесплатно руководителем предприятия.

• Доступы для сотрудников
  

Подготовленные рабочие места для логистов, бухгалтеров и механиков в веб-интерфейсе оператора или учетной ERP-системе (например, 1С) для быстрой обработки входящих и исходящих электронных документов.

• Приложение для водителя
  

Мобильный софт на смартфонах или планшетах экипажей. Он позволяет водителям принимать рейсовые задания, подтверждать прием-передачу груза на складе и показывать инспекторам ГИБДД или Ространснадзора QR-код на дороге.

• Роуминг между операторами
  

Настроенная технология обмена данными между различными операторами ИС ЭПД. Она необходима, если грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель используют для работы разные коммерческие платформы.

• Внутренний порядок работы
  

Утвержденные инструкции, регламентирующие новые обязанности персонала, правила взаимодействия диспетчеров с водителями и четкие тайминги для подписания каждого цифрового титула по ходу рейса.

Пошаговая инструкция по переходу

Перевод транспортной логистики на цифровой документооборот — это системный процесс, который затрагивает большинство операционных отделов компании. Ошибки на этапе подготовки могут вызвать временные простои транспорта или споры с клиентами, поэтому переходить на новые рельсы нужно последовательно.

Шаг 1. Определите свою роль и набор документов

Сначала нужно разобраться в существующем процессе, а уже затем выбирать техническое решение.

Руководству компании важно проанализировать текущие договоры и схемы доставок. Необходимо четко разграничить, в каких рейсах организация выступает как прямой перевозчик (ст. 785 ГК РФ), а в каких — берет на себя функции экспедитора (ст. 801 ГК РФ). От этого статуса зависит порядок заполнения документов. Если для стандартного рейса достаточно связки ЭТрН и путевого листа, то при экспедировании с привлечением субподрядчиков потребуется правильно указывать роли сторон в титулах накладной, чтобы у налоговых органов не возникало вопросов к реальности сделки.

Шаг 2. Назначьте ответственных

Не стоит привязывать весь процесс к одному сотруднику. Если только один диспетчер умеет работать с ЭТрН, его отсутствие может остановить документооборот.

Переход на ЭПД требует назначения ответственных лиц в ключевых отделах. В рабочую группу стоит включить главного бухгалтера для контроля налоговых рисков и выпуска МЧД, начальника службы логистики для контроля водителей на линии и ИТ-специалиста для настройки интеграций. Чтобы отправка титулов в ГИС ЭПД шла бесперебойно, организуйте взаимозаменяемость персонала и утвердите четкие графики дежурств логистов. Машина не должна простаивать на складе из-за того, что некому подписать накладную.

Шаг 3. Выберите оператора ИС ЭПД

Перевозчик работает с ГИС ЭПД через оператора, включенного в реестр Минтранса. Обычного сервиса бухгалтерского ЭДО для этого недостаточно.

Обмен электронными перевозочными документами идет через аккредитованные ИТ-платформы. При выборе провайдера автотранспортной компании важно оценить его технические возможности и качество сервиса, чтобы избежать сбоев при передаче данных государству.

При выборе оператора рекомендуется проверить следующие параметры:

• Наличие в реестре Минтранса
  

Убедитесь, что компания включена в официальный реестр операторов ИС ЭПД, так как только аккредитованные провайдеры имеют право передавать цифровые титулы в государственную систему.

• Поддержка необходимых типов документов
  

Убедитесь, что платформа поддерживает работу с накладными (ЭТрН), заказами (ЭЗЗ) и путевыми листами (ЭПЛ). Пример такого сервиса — «АТИ-Доки», которые позволяют обмениваться ЭТрН, ЭЗЗ и ЭПЛ в рамках ГИС ЭПД, нативно интегрированы с логистической платформой ATI.SU и поддерживают стандартный b2b-ЭДО для сопутствующих документов (например, экспедиторских расписок).

• Роуминг с операторами контрагентов
  

Уточните наличие настроенных роуминговых каналов. Они необходимы, чтобы без задержек обмениваться цифровыми титулами с клиентами, которые подключены к другим ИТ-платформам.

• Приложение для водителей
  

Оцените простоту интерфейса мобильного софта, через который экипажи будут принимать рейсовые задания, подтверждать погрузку и выгрузку, а также показывать QR-коды на дорогах.

• Работа при нестабильном интернете
  

Выясните, способно ли приложение работать в офлайн-режиме и генерировать действующий QR-код для инспекторов в зонах, где полностью отсутствует сотовая связь.

• Замена водителя, машины и адреса доставки
  

Узнайте алгоритм действий при форс-мажорах в рейсе: позволяет ли система быстро переоформить документы на подменное авто или зафиксировать переадресацию груза.

• Исправление ошибок
  

Изучите инструменты корректировки данных. Опечатки в госномерах или реквизитах компании требуют быстрого внесения изменений, чтобы не останавливать логистические процессы.

• Интеграция с учетной системой
  

Проверьте наличие готовых модулей для 1С или других учетных платформ. Интеграция автоматизирует перенос сведений между системами и снижает риск опечаток при ручном вводе.

• Стоимость отправки, получения и роуминга
  

Изучите тарифную сетку провайдера. Обращайте внимание на стоимость входящих документов, условия настройки роуминга и плату за обслуживание мобильных приложений для водителей.

• Доступность технической поддержки
  

Удостоверьтесь, что служба поддержки работает круглосуточно. Она должна оперативно решать технические сбои непосредственно в момент погрузки или выгрузки автомобиля.

Шаг 4. Выберите способ подключения

Для начала необязательно сразу разрабатывать интеграцию. Можно провести первые рейсы в личном кабинете, проверить процесс, а затем автоматизировать перенос данных.

Существует три основных варианта технического взаимодействия с платформой оператора. Первый — работа через веб-интерфейс (личный кабинет) в браузере. Этот способ подходит для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей с небольшим автопарком, так как он не требует затрат на внедрение. Второй вариант — использование готовых модулей и расширений для учетных систем (например, 1С:УАТ или 1С:ERP). Третий вариант — разработка индивидуального решения по API. Последний сценарий необходим крупным логистическим компаниям с объемом документооборота от нескольких тысяч накладных в месяц для ускорения обработки и закрытия цифровых титулов.

Шаг 5. Оформите электронные подписи и МЧД

Внедрение цифрового документооборота требует юридического закрепления полномочий сотрудников, которые будут подписывать документы.

Руководитель автотранспортного предприятия подписывает титулы с помощью КЭП юридического лица, полученной в удостоверяющем центре ФНС. Диспетчеры, логисты и механики используют личные КЭП физического лица в связке с машиночитаемой доверенностью (МЧД), зарегистрированной в едином реестре ФНС. Технические требования для выпуска подписей подробно описаны в нашей инструкции по подключению электронной подписи. Штатные водители для работы с ЭТрН применяют усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) или КЭП физлица в связке с МЧД от перевозчика. Если перевозчик привлекает сторонних водителей (ИП или самозанятых), они подписывают документы своими электронными подписями без МЧД от компании-перевозчика, правила работы с ними разобраны в руководстве по настройке МЧД.

Шаг 6. Подключите сотрудников, водителей и машины

Ошибка в справочнике может автоматически перейти в ЭТрН. Перед первым рейсом особенно внимательно проверьте госномер, данные водителя и реквизиты перевозчика.

После завершения технических настроек службе логистики необходимо проверить внутренние базы данных. Опечатка в государственном номере тягача, прицепа или в ИНН приведет к ошибкам при верификации документа контролирующими органами, из-за чего автомобиль может задержаться на погрузке или проверке. До запуска первого рейса рекомендуется выполнить сверку по чек-листу:

• Реквизиты компании
  

Проверьте ИНН, ОГРН, КПП и юридический адрес организации на соответствие учредительным документам.

• Учетные записи сотрудников
  

Убедитесь, что профили всех логистов, диспетчеров и бухгалтеров созданы и активны в информационной системе оператора.

• Права доступа
  

Настройте внутренние роли в системе, разграничив права на создание, редактирование и подписание титулов электронными подписями.

• ФИО и телефоны водителей
  

Сверьте персональные данные водительских экипажей буква в букву с паспортами для исключения ошибок при идентификации.

• Сведения о тягачах и прицепах
  

Внесите в справочники точные государственные регистрационные номера, марки и модели техники строго по СТС.

• Установка приложения водителя
  

Проконтролируйте, что мобильный софт оператора успешно скачан и установлен на смартфоны или планшеты всех сотрудников.

• Вход водителя под учетной записью
  

Проверьте, что каждый водитель смог авторизоваться в мобильном приложении под своими персональными данными.

• Получение данных о рейсе и QR-кода
  

Проведите тестовую отправку, чтобы убедиться в корректном отображении рейсового задания и генерации штрихкода.

Шаг 7. Настройте обмен с контрагентами

Синхронизация процессов с грузоотправителями и грузополучателями необходима для запуска цифрового документооборота.

Перевозчик не сможет корректно закрыть рейс в системе, если его клиенты продолжают требовать только бумажные бланки. На этом этапе важно направить уведомления партнерам и заключить дополнительные соглашения к договорам, зафиксировав в них порядок применения ЭТрН. Если контрагенты работают через других операторов, следует заранее настроить и протестировать роуминг. Это позволит обмениваться электронными титулами, исключит дублирование документов на бумаге и защитит компанию от операционных сбоев при передаче данных.

Шаг 8. Обучите логистов, диспетчеров и водителей

Квалификация персонала и понимание логики работы с цифровыми титулами напрямую влияют на скорость выполнения рейсов.

Технические настройки не сработают без подготовки команды, если водитель на погрузке запутается в приложении, а диспетчер допустит ошибку при заверении данных. Чтобы снизить риски сбоев на маршрутах, рекомендуется заранее провести обучение сотрудников. Для изучения правовых норм и технических регламентов диспетчерам и руководителям полезно пройти профильный курс в Академии АТИ по ЭТрН. Для линейного персонала и водителей подготовлен отдельный практический блок — специальный вебинар по ЭТрН для перевозчиков, где на примерах разбираются интерфейсы мобильных приложений и порядок действий в типовых дорожных ситуациях.

Шаг 9. Проведите первый рейс с ЭТрН

Для первого рейса лучше выбрать простой сценарий: знакомые контрагенты и маршрут, один отправитель и грузополучатель, одна машина и водитель — без перегрузки и переадресации.

Пилотный запуск необходим для проверки настроек в реальных условиях и отладки взаимодействия между офисом и водителями. Перевозчику важно отследить, насколько быстро закрываются электронные титулы на каждом этапе транспортировки и не возникают ли технические задержки при обмене данными. Действия участников на протяжении тестового маршрута должны соответствовать регламенту:

Шаг 10. Отработайте сложные ситуации и настройте контроль

Переход на цифровой документооборот требует четких алгоритмов действий при сбоях на маршруте и регулярного контроля процессов.

В реальной работе перевозчик сталкивается с форс-мажорами, поломками техники и человеческим фактором, которые могут нарушить стандартную цепочку обмена электронными титулами. Чтобы логистика не останавливалась, персонал должен четко знать порядок действий в сложных ситуациях.

Убедитесь, что логисты и водители знают, как поступить, если:

• Заменили водителя
  

Внесите изменения в накладную до начала движения автомобиля или сформируйте исправленный титул перевозчика в системе оператора, указав данные нового сотрудника и его УНЭП.

• Заменили машину
  

Зафиксируйте в системе новые государственные регистрационные номера тягача и полуприцепа до прохождения промежуточных точек рейса для корректной проверки транспорта на дорогах.

• Изменился адрес доставки
  

Запустите процедуру переадресации груза через интерфейс платформы, перенаправив цифровые документы на новый склад выгрузки и согласовав изменения с грузоотправителем.

• Изменился грузополучатель
  

Переоформите реквизиты принимающей стороны в электронном документе, чтобы новый контрагент получил доступ к подписанию своего закрывающего титула.

• Груз приняли частично
  

Укажите фактические расхождения по объему, массе или количеству мест в цифровом акте о расхождениях, который прикрепляется к итоговому титулу ЭТрН.

• Груз повредили или отказались принимать
  

Зафиксируйте отказ в системе с указанием причин и составьте электронный акт, чтобы защитить компанию при последующем разборе коммерческих претензий.

• Изменилась стоимость перевозки
  

Сформируйте и подпишите дополнительное соглашение об изменении цены рейса, которое скорректирует финансовые параметры в связанных учетных документах ЭДО.

• Пропал интернет на трассе
  

Используйте офлайн-режим мобильного приложения оператора. Он позволяет водителю сгенерировать и предъявить инспектору действующий QR-код даже без доступа к сети.

• Произошел технический сбой в ИС
  

Обратитесь на круглосуточную линию поддержки своего провайдера и при необходимости используйте резервные регламенты фиксации этапов транспортировки.

• Документ завис и не получает следующую подпись
  

Свяжитесь с логистом контрагента для выяснения причин задержки и отправьте повторное уведомление о необходимости подписания следующего титула.

Для контроля процессов в бухгалтерии и службе логистики должен быть налажен регулярный внутренний аудит. Рекомендуется ежедневно проверять следующие параметры:

• Незавершенные ЭТрН
  

Выявление цифровых накладных, которые по какой-то причине не прошли полную цепочку обмена до финального архивного статуса.

• Документы без подписи перевозчика
  

Контроль своевременного заверения титулов со стороны логистов компании для предотвращения срывов нормативных сроков документооборота.

• Документы, ожидающие действия контрагента
  

Мониторинг накладных, которые зависли на стороне грузоотправителей или грузополучателей, для оперативного напоминания партнерам о необходимости подписания.

• Ошибки и отклоненные документы
  

Разбор системных уведомлений от оператора об отказах или ошибках в регистрации титулов из-за некорректно введенных реквизитов или госномеров.

• Рейсы, не закрытые в системе при фактической доставке
  

Сверка реального прибытия машин на склады с их статусом на ИТ-платформе для исключения задержек при последующих финансовых расчетах.

Как проверить готовность к работе с ЭТрН

Компания готова к ЭТрН, если может не только получить и подписать документ, но и провести его через весь рейс, внести изменения при необходимости и завершить после доставки.

Перед тем как полностью перевести коммерческие рейсы в цифровой формат, автотранспортному предприятию необходимо проверить готовность своих административных и технических процессов. Это поможет избежать ошибок при заполнении документов и защитит бизнес от простоев техники. Для объективной оценки рекомендуется использовать чек-лист.

Перевозчик может считаться готовым к работе, если на предприятии выполнены следующие условия:

• Определены роли компании и набор документов
  

Внутренние логистические процессы четко регламентированы, а руководство точно знает, какие типы электронных бланков требуются под каждый вид b2b-контракта.

• Выбран оператор из реестра Минтранса
  

Договор с аккредитованным провайдером ИС ЭПД заключен, личные кабинеты пользователей настроены, а сама ИТ-платформа имеет подтвержденную интеграцию с государственной системой.

• Электронные подписи протестированы
  

Все необходимые КЭП для администрации и логистов, а также УНЭП или КЭП для водительского состава успешно выпущены, проверены на рабочих местах и готовы к подписанию цифровых титулов.

• МЧД оформлены и зарегистрированы
  

Машиночитаемые доверенности для штатных сотрудников и водителей официально внесены в реестр ФНС и привязаны к их персональным цифровым подписям физических лиц.

• Сотрудники получили доступы к системе
  

Логисты, диспетчеры, бухгалтеры и механики имеют активные учетные записи в системе оператора ИС ЭПД с четко разграниченными внутренними ролями и правами доступа.

• Водители установили и проверили приложение
  

Мобильный софт оператора установлен на смартфоны или планшеты всех водителей, задействованных в коммерческих рейсах компании.

• Сведения о машинах и экипажах верифицированы
  

Справочники транспортных средств (включая прицепы) и персональные карточки сотрудников в личных кабинетах или ERP-системе полностью проверены и не содержат опечаток в госномерах или ИНН.

• Роуминг с контрагентами настроен
  

Каналы обмена данными со всеми ключевыми грузоотправителями и получателями проверены в тестовом режиме и стабильно функционируют.

• Водитель умеет находить QR-код
  

Каждый водитель прошел инструктаж и знает, как в мобильном приложении оператора сгенерировать и открыть на экране телефона код для проверки инспекторами ГАИ или Ространснадзора.

• Проведен пилотный рейс с ЭТрН
  

Тестовая перевозка от момента формирования первого титула грузоотправителем до финального закрытия всей цифровой цепочки на выгрузке успешно завершена в реальных условиях.

• Отработаны основные нестандартные ситуации
  

Логисты и водители знают порядок действий при замене автомобиля, смене водителя, переадресации, частичной приемке товара или временном отсутствии интернета на трассе.

• Назначен ответственный за незавершенные документы
  

В компании официально закреплен сотрудник, который ежедневно проверяет зависшие, ошибочные или не подписанные вовремя контрагентами электронные титулы.

Можно ли пока продолжать работать с бумажными документами

Нештрафуемый период до 1 марта 2027 года не разрешает всем перевозчикам работать исключительно на бумаге. Это допустимо только в случаях, предусмотренных нормативными актами.

В рамках цифровизации транспортной отрасли Федеральный закон № 140-ФЗ закрепил переход на электронный документооборот как приоритетный. Часть участников рынка ошибочно трактует текущий переходный этап как полную отсрочку, позволяющую без последствий использовать бумажные бланки. Однако нормативные требования 2026 года обязывают коммерческие компании переходить на цифровой формат.

Поручение Президента о нештрафуемом периоде до 1 марта 2027 года защищает перевозчиков на дорогах: инспекторы ГАИ и Ространснадзора должны ограничиваться устными замечаниями, если вместо электронного документа водитель предъявил бумажный. Однако это не отменяет саму обязанность внедрять ЭПД. Игнорирование требований закона повышает риски налоговых проверок — ИФНС может детально изучить бумажные накладные и отказать в признании расходов или вычетов по НДС, если посчитает сделку непрозрачной. Подробный разбор этих нюансов представлен в статье о нештрафуемом периоде для ЭТрН.

Использование бумажных накладных остается законным только в рамках исключений, утвержденных Минтрансом России. К ним относятся перевозки для нужд обороны и госбезопасности, международные рейсы, транспортировка грузов физлицами для личных нужд, а также работа в условиях чрезвычайных ситуаций или режимов КТО. Во всех остальных случаях коммерческих перевозок переход на электронный формат обязателен.