Компании с собственным автопарком вынуждены тратить много сил и средств, чтобы сначала обеспечить свои машины и водителей топливом, а затем отследить его расход. Современные решения способны сделать покупку и контроль расхода топлива более простыми и прозрачными.
Но главное – они позволяют бизнесу реально экономить за счёт выстраивания принципиально новых отношений между водителями и поставщиками топлива.
Дело привычки
Традиционно компании для заправки своих машин бензином или дизелем используют топливные карты. Они являются средством учёта и контроля предоплаченного топлива. Они же позволяют водителям расплачиваться на бензоколонках.
Сегодня для оформления топливной карты компании необходимо выбрать партнёра. Им может быть топливная компания, её дилеры или крупные топливные агрегаторы. У каждого из них есть свои преимущества и недостатки, которые следует учитывать на старте.
Например, у топливных компаний может быть ограниченная сеть собственных АЗС. Это становится проблемой для предприятий, чей транспорт совершает поездки по всей территории России. Дилеры топливных компаний могут сотрудничать с несколькими сетями АЗС, но они не имеют собственных колонок. Поэтому если у них возникнут какие-либо сложности с контрагентами, то первыми пострадавшими станут держатели их топливных карт. И что немаловажно – топливных карт может быть несколько: для каждой сети АЗС, с которой сотрудничает дилер. Топливные агрегаторы работают без скидок для своих клиентов и иногда даже делают наценку за собственное технологическое сопровождение.
Топливные карты были достаточно удобным рабочим инструментом при отсутствии альтернатив. Но с развитием современных технологий они перестали быть оптимальным вариантом. Теперь их неудобства стали очевидными.
Один из главных недостатков топливных карт – долгий процесс их оформления и выдачи водителям. На заключение договора о сотрудничестве требуется как минимум три дня. Именно столько времени проходит от момента обращения клиента до получения и подписания им всего пакета бумаг.
Выдача топливных карт водителям тоже занимает несколько дней. Эта задача легко решается теми предприятиями, чьи водители ездят на рабочем транспорте в пределах одного города или региона. Но и в этом случае сотрудников надо собрать, выдать под роспись карты и объяснить принцип их использования.
Если водители находятся в командировках по России, то устроить для них общее собрание не получится. Нужно проводить несколько встреч, которые могут растянуться на одну-две недели. Иногда топливные карты пересылают в другие регионы, где сейчас находятся водители компании. Об оперативности тут говорить не приходится. Для бизнеса подобные проволочки – потеря возможной прибыли.
Подводные камни
Операторы нередко заявляют, что выдают топливные карты «бесплатно». В действительности же от их держателей требуется внести залоговую стоимость – не менее 300 рублей за штуку. Таким образом, часть оборотных средств компании сразу же замораживается.
Но расходы держателей топливных карт на этом не заканчиваются. Многие поставщики до сих пор встраивают в пользование продуктом «наценку на инфоуслуги». Это архаизм, за который всё ещё приходится платить.
Иногда компания, поставляющая топливные карты, устанавливает для клиентов несгораемый порог счёта. Это значит, что деньги на топливной карте есть, но заправиться с её помощью водитель уже не может. Не самая приятная ситуация, особенно если топливо в баке подходит к концу.
В таких случаях особенно важно наличие службы поддержки у компании, выдавшей топливную карту. Но и тут не обходится без сюрпризов.
Часто вместо заявленной поддержки 24/7 приходится общаться с роботом или ждать решения проблемы в рабочее время. Не хотелось бы оказаться на месте водителя большегруза, чью топливную карту не принимают на заправке поздно вечером на расстоянии нескольких сотен километров от ближайшего города.
Средства на топливные карты водителей поступают не сразу после того, как их работодатель пополнил счёт, а с некоторой задержкой. Это тоже сказывается на деятельности компании и может привести к вынужденным простоям транспорта.
Для учёта расхода топлива клиентам важно интегрировать топливные карты с системами мониторинга транспорта и электронным документооборотом. Такая интеграция есть не у всех поставщиков.
Но основной недостаток топливных карт – возможность махинаций со стороны собственных сотрудников. Водитель может договориться с оператором АЗС и «обналичить» карту, чтобы поделить между собой деньги. В этой ситуации понять, что деньги на топливо были потрачены компанией впустую, почти невозможно. Доказать факт сговора проблематично. Как результат – повышенные траты владельца автопарка на бензин или дизель.
Новые возможности
Основные сложности, связанные с использованием топливных карт, постарались решить разработчики современных решений. Одно из них – Benzuber – позволяет обеспечить автопарк компании топливом в течение пяти минут. Именно столько времени требуется клиенту, чтобы оформить договор о сотрудничестве на сайте Benzuber и начать пользоваться сервисом. И это – временной рекорд по подключению.
Клиенту не нужно предъявлять никакие документы, достаточно ввести только свой ИНН. Всю необходимую информацию (реквизиты, ОГРН, адреса и так далее) система самостоятельно загрузит из открытых источников. Для заключения договора владельцу компании достаточно нажать «ОК».
В личном кабинете пользователь вводит ФИО своих водителей и их номера телефонов. Затем он перечисляет аванс, после чего водители сразу же могут получить топливо на АЗС партнёров проекта. Найти их несложно: сегодня к Benzuber подключено более 7 тысяч АЗС по всей России. Нет задержки с поступлением денег на личный счёт в системе, поэтому заправиться можно уже через несколько минут после проведения оплаты.
Водители устанавливают на свои смартфоны приложение Benzuber, в котором видят свой лимит по расходам, остаток средств на счёте и доступные заправки. Но основное удобство для них – возможность заправиться на АЗС без посещения кассы. В приложении водители выбирают АЗС, на которую приехали, указывают номер колонки и количество топлива. После этого можно вставлять пистолет в бак и заправляться.
Время, необходимое на заправку, существенно сокращается. С учетом очередей на АЗС «обычный» водитель может провести там до 15-20 минут. Клиенты Benzuber тратят на процесс заправки не более 5 минут.
В месяц экономия времени водителей составляет около 6 часов. Компаниям выгодно, чтобы их машины не простаивали на АЗС. Это особенно важно для логистических и транспортных компаний, которые стараются сократить время маршрутов или доставки.
Клиент может управлять своим личным кабинетом в сервисе Benzuber из любой точки мира. Доступ к нему предоставляется как в приложении, так и в десктопе.
Компания не вносит предоплату за топливо. Деньги списываются с ее счёта в режиме реального времени сразу после заправки. К личному счёту в Benzuber можно привязать бизнес-карту компании. Клиент сам устанавливает лимит на расходы для каждого водителя и общие траты с этой карты. Ничего лишнего с неё не будет списано.
Компания может добавлять к сервису новых водителей или удалять из него прежних. На это требуется несколько минут, и новички могут начинать заправляться сразу после их подключения к сервису. Через приложение водитель никак не может «обналичить» свой лимит средств на заправку на АЗС. Поэтому компания застрахована от нечестного поведения своих сотрудников и переплат за топливо.
Дополнительной страховкой служит тотальный контроль за водителем. В сервисе можно отслеживать местоположение его автомобиля, его смартфона в момент заправки, точное время начала и окончания заправки. Обмануть работодателя фактически невозможно.
В личном кабинете клиента всегда доступна информация об израсходованных средствах, видах и количестве купленного топлива, а также об остатке средств на счету. Работа компании становится более прозрачной и простой.
У решения Benzuber есть возможность интеграции с системами мониторинга транспорта и электронным документооборотом. Это значит, что необходимая для бухгалтерии документация готовится в приложении автоматически.
Облегчить жизнь
Мы уже привыкли к быстрым и удобным онлайн-сервисам в самых разных сферах жизни – от банковских услуг до различных покупок. Сфера поставок и контроля топлива также не стоит на месте. Среди тех, кто задаёт новые стандарты – сервис Benzuber. Регистрация, зачисление платежа, сам процесс заправки – каждая операция занимает теперь по несколько минут. В выигрыше – и водители, и владельцы автопарков.
