Ежедневно множество компаний совершают отгрузку товарно-материальных ценностей и передачу грузов выгодоприобретателям. Какие документы необходимо подготовить для сопровождения данного процесса, в каком порядке осуществляется отгрузка товаров со склада – обсудим в статье.
Что такое отгрузка товара
Из названия действия понятно, что это передача заранее оговоренного товара перевозчику или покупателю. Продавец может самостоятельно доставлять продукцию покупателю, а может и воспользоваться услугами компании по грузоперевозкам. После отгрузки право собственности на товар переходит от продавца (поставщика) к покупателю.
В обеих ситуациях процесс регулируется с правовой точки зрения договором, в котором указывается, в какой же момент происходит отчуждение прав собственности на товар.
Примеры разных условий доставки:
- Компания по перевозке грузов доставляет продукцию по указанному адресу, который удобен для покупателя.
- Компания по перевозке грузов доставляет товары на склад для хранения.
В этих случаях, право собственности может переходить к покупателю:
- с момента передачи продукции со склада лично в руки покупателю;
- при транспортировке продукции до заранее оговоренного приемного пункта, откуда покупатель будет забирать товар;
- с момента доставки товара покупателю - к складу, торговой точке и т. д.
Другими словами, отгрузкой товара называется смена собственника, владельца партии товаров. Одновременно с продукцией приобретатель (покупатель) получает акт приема-передачи с указанием координат доставки.
В данном документе должны содержаться следующие характеристики товара:
- маркировка;
- вес;
- цвет;
- цена;
- качество;
- количество;
- сроки доставки;
- прочие признаки и характеристики.
Акт оформляют в трех экземплярах: один из них - это сопроводительные документы, два других укладывают в упаковку товаров. Без такого документа договор между сторонами признают недействительным, продавец заведомо проиграет в Арбитражном суде своему оппоненту.
Обратите внимание! Факт реальности поставки груза необходимо подтвердить документально.
Иск оппонента не признают правомочным, если в документации отсутствует описание перевозимого товара. В случае утери, порчи или иного убытка суд встанет на сторону покупателя, так как такой документ без описательной части признают незавершенным и незаконным.
Оформление документации
Любые коммерческие действия должны быть оформлены документально. Момент перехода собственности от одного юридического лица другому должен быть официально зафиксирован подписью. В данном случае продавец составляет товарную накладную в соответствии с формой ТОРГ-12. Представители сторон - продавец и покупатель - должны поставить свою подпись на документе.
В документах необходимо заранее оговорить возможные риски порчи отгруженного товара в процессе транспортировки и определить, кто несет материальную ответственность за повреждения и иные убытки. Груз может потеряться в дороге, испортиться из-за аварийной ситуации и иных непредвиденных обстоятельств.
Обратите внимание! Продавцу в течение пяти календарных дней после отгрузки товара необходимо выставить правильно заполненный счет фактуру.
Правильно оформленная документация станет доказательством невиновности продавца в случае недоставки груза по назначению, если материальная ответственность была возложена на выгодоприобретателя. Ущерб по закону компенсирует та сторона, на которую была возложена материальная ответственность.
Основные правила
При отгрузке товаров важно соблюдать следующие правила:
— товар необходимо отсортировать, упаковать, опломбировать;
— перед отправкой следует проверить качество продукции, указать массу самого товара и упаковки;
— в процессе передачи товарно-материальных ценностей следует неукоснительно соблюдать установленные законом правила и требования;
— в документации необходимо максимально точно описать перевозимый товар;
— во время отгрузки продукции указанные в документе цифры должны совпадать с количеством отгружаемого товара - сколько штук указано, столько нужно отгрузить;
— сопроводительные документы можно выслать почтой или передать в руки выгодополучателю, главное, в них должны быть указаны все необходимые характеристики.
Соблюдение всех правил в процессе отгрузки является гарантией, что продавец не понесет убытки в случае непредвиденных обстоятельств.
Как оформить отгрузку
Акт приема-передачи является вторым по важности документом после договора. В таком акте указываются координаты, где продукция будет передана покупателю. Также в этом документе указывают качество товара, его количество и основные характеристики.
Далее необходимо оформить упаковочный лист - в нем указывают, в какой упаковке отправляются товарно-материальные ценности. Также в данном документе поставщик указывает:
- перечень отправляемых товаров;
- вес продукции в таре и без нее;
- артикул по каталогу товаров.
При оформлении документов на отгрузку товара следует учесть важные моменты:
- правильное оформление всех сопроводительных документов на отправку продукции в соответствии с требованиями законодательства РФ;
- оплату продукции наличными средствами нужно провести через кассовый чек;
- в договоре необходимо детально прописать все условия, имеющие непосредственное отношение к перевозчику;
- перевозку груза может осуществлять продавец, выгодоприобретатель или сторонняя транспортная компания.
Если груз перевозит сторонняя транспортная компания, на нее должна быть выписана накладная. Если покупатель осуществляет прием груза через своего представителя, на него необходимо выписать нотариально заверенную доверенность.
Транспортная накладная
Если груз перевозится не покупателем, а транспортной компанией или экспедитором, необходимо оформлять транспортную накладную. В этом документе говорится о заключении договора транспортировки. К правильности заполнения накладной предъявляются жесткие требования, так как по ней производится вычет по НДС.
В документе указывают:
- транспортные номерные знаки;
- наименование груза;
- точные координаты;
- название компаний и т. д.
Основные сведения в накладной - это подробная информация о грузоотправителе и грузополучателе, а также сведения о перевозимом грузе.
Следует внимательно отнестись к заполнению всех пунктов документа, так как любые недочеты могут быть оспорены налоговой инспекцией. В этом случае расходы на транспортировку не признают, вычет по НДС не сделают. Перед подписанием документа убедитесь в правильности указанных сведений, еще раз перечитайте все пункты.
Сколько накладных нужно оформить? На каждую машину - отдельная транспортная накладная.
Перевозка груза продавцом
Как правильно оформить документы, если доставку груза осуществляет продавец? Налоговая инспекция требует оформления транспортной накладной, несмотря на отсутствие услуг сторонней компании. Это необходимо сделать, чтобы доказать факт затраты ресурсов на перевозку груза. Также без этого документа покупатель не имеет права реализовать купленный товар и применять по нему вычет НДС.
Без транспортной накладной продавец не сможет доказать в суде, что доставил отгруженный товар по адресату вовремя.
Итог
При организации перевозки продукции формирование документации имеет основополагающее значение. Товаросопроводительные документы должны включать в себя информацию о поставщике, получателе товара и о самих товарно-материальных ценностях. Дополнительные сведения можно включать по желанию сторон - участников процесса.
К необходимым документам относится накладная на груз (ТОРГ-12), транспортная накладная. Товар может быть доставлен поставщиком, транспортной компанией или покупателем. В первых двух случаях продающая сторона должна оформить транспортную накладную. При самовывозе накладную не оформляют: факт передачи собственности происходит с момента передачи товара в руки покупателя.
