ООО «Лейпуриен Тукку» – финская компания-дистрибьютор пищевого сырья с локальной производственной площадкой. Её клиентская сеть включает в себя производства и торговые площадки по России – от Калининграда до Хабаровска.
Последние годы поставщик «вкусных решений» особое внимание уделяет оптимизации документооборота. Задача актуальна как минимум потому, что от своевременного получения подписанных экземпляров зависит оплата оказанных транспортных услуг. Расчёты в компании происходят только по оригиналам, и многие партнёры-экспедиторы представляют УПД, акты, счета-фактуры, экспедиторские расписки и доверенности через системы ЭДО. Транспортная накладная оставалась единственным документом, которым обменивались на бумаге.
Евгений Арефьев, руководитель отдела логистики «Лейпуриен Тукку»:
«Около года назад в новостях мы увидели информацию о том, что сервис Synerdocs первым в России запустил проект по транспортным накладным в электронном виде совместно с крупными компаниями-производителями и дистрибьюторами. Это была очень интересная перспектива для нас. Мы связались с коллегами из Synerdocs, попросили подробнее рассказать о проекте и оценить наши затраты на внедрение. Когда была получена подробная информация, компания приняла решение реализовать обмен ЭТрН».
В первую очередь был автоматизирован документооборот в перевозках между складами – и отправителем и получателем в таких перемещениях является ООО «Лейпуриен Тукку». В рамках перехода на электронные транспортные накладные в компании разработали схему взаимодействия, которая определяла очерёдность подписания документов в цифровом виде.
Следующим этапом стало подключение к обмену основных контрагентов – экспедиторов и складских сервис-провайдеров. Разъяснив преимущества перехода на ЭТрН, компания получила от большинства участников обмена положительный отклик. Для экспедиторов несомненный плюс электронного взаимодействия — это экономия времени, отсутствие ошибок при оформлении накладных и своевременный возврат документов в офис.
Компания также изучила вопросы юридической значимости цифрового документооборота и практику представления электронной транспортной накладной в налоговые органы. Согласно разъяснениям ФНС, ЭТрН без проблем можно выгружать из сервиса ЭДО и подавать в ФНС. Случаев отказа в приеме документов, составленных в электронном виде, зафиксировано не было.
«Ограничения, связанные с началом пандемии, подтолкнули нас к более активным действиям и с первого июня текущего года ООО «Лейпуриен Тукку» перешло на ЭТрН по нескольким направлениям межскладских перемещений. За первый месяц мы оформили около 30 транспортных накладных в Synerdocs», – рассказывает Евгений Арефьев.
В планах компании – выстроить ЭДО по всем межскладским перемещениям. Эти работы планируется завершить до конца лета 2020 года и перейти к обмену электронными транспортными накладными с клиентами при доставке сырья.
