С 1 сентября грузоперевозки внутри России перешли на электронный документооборот. Бухгалтерам придётся работать с новыми форматами документов и следить за корректностью их оформления — ошибка может стоить вычета по НДС.
С 1 сентября в сфере грузоперевозок начали действовать новые правила оформления перевозочных документов: переход отрасли на электронный документооборот стал реальностью. Для бухгалтеров это означает новые требования к документам, изменения в привычных процессах и дополнительные риски, которые важно учитывать уже сейчас. В преддверии семинара КАДИС «Электронный документооборот для грузоперевозок: обзор практики и актуальных изменений», который пройдет в октябре, вместе с экспертами компании разбираемся, что именно изменилось, как нововведения повлияют на работу бухгалтерии и к чему стоит подготовиться заранее.
Национальный транспортный эксперимент
Не вспомнив о первом этапе изменений, который начался еще 1 марта текущего года, говорить о новых правилах невозможно.
Весной 2026 года была запущена Национальная цифровая транспортно-логистическая платформа «ГосЛог», призванная стать единым ресурсом для всех российских экспедиторов и перевозчиков. Решение о её создании было принято правительством еще в июле 2024 года. В феврале 2026-го постановление правительства № 139 дало эксперименту старт.
Главные цели «ГосЛога» были объявлены заранее: повысить пропускную способность магистралей и сократить время доставки грузов. Именно для этого 90% документооборота в сфере логистики и грузоперевозок было решено перевести в цифровой формат.
Тянуть до последнего
По официальным заявлениям, новые меры должны были сократить издержки на 11,2%, одновременно позволив сэкономить порядка 170 млрд рублей. Однако эксперты с осторожностью говорят о позитивных результатах первых шести месяцев.
По данным Forbes, пока на электронный документооборот перешли только 5-10% участников рынка. Бизнес затягивает процесс, надеясь, что пока ему ничего не грозит — первые штрафы предприниматели рискуют получить только весной 2027 года.
Относительно позитивную реакцию вызвало только введённое с 1 сентября требование задерживать иностранных перевозчиков на границе, если у них есть непогашенные штрафы, например, за проезд по платным дорогам. Предпринимательское сообщество надеется, что это положит конец демпингу со стороны зарубежных компаний.
Экспедиционные сложности
Пока в центре внимания реформы — экспедиторы. В соответствии с Федеральным законом № 140-ФЗ, они ещё до 1 мая 2026 года должны были зарегистрироваться в едином Реестре уведомлений о ведении транспортно-экспедиционной деятельности. Регистрацию обязаны были пройти как компании, так и индивидуальные предприниматели.
Предполагалось, что уже к маю все российские экспедиторы будут учтены и подсчитаны, а те, кто не успеет или не захочет работать по новым правилам, начнут выплачивать крупные штрафы. В реальности выяснилось, что сама платформа пока не может работать в полную силу — требуются существенные доработки, которые должны были быть закончены как раз к сентябрю.
В итоге экспедиторы продолжили регистрироваться и после означенного срока, в том числе и из-за того, что растягивалось время реакции регулятора на их заявку. Проще говоря, подтверждение статуса зарегистрированного, учтённого и имеющего право легально работать участника рынка они получали не в течение семи дней, а значительно позже.
Помимо прочего, на экспедиторов теперь возложена обязанность по контролю содержимого отправлений. Механизм проверок сразу вызвал множество вопросов. Не до конца понятно, как и где получать необходимое для таких проверок оборудование, а также нет ясности в отношении правового регулирования манипуляций с чужой собственностью. К тому же, информацию о грузе теперь надо передавать ФСБ России, обеспечив правоохранителям круглосуточный удаленный доступ ко всей документации. Правоохранители также получили право требовать грузы для изъятия, и это вызвало новый поток вопросов, ведь получив такое требование, экспедитор будет обязан передать доверенное ему имущество третьим лицам.
Пропустить документы через единую систему
Перевозчики должны будут зарегистрироваться на платформе «ГосЛог» весной следующего года. Но новые нормы оформления перевозочных документов действуют уже сейчас. Так, с 1 сентября все участники рынка должны перейти на электронный документооборот (ЭДО), введенный Федеральным законом № 140-ФЗ.
Вся цепочка обмена документами теперь должна идти через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Но воспользоваться ей самостоятельно невозможно — необходимо прибегнуть к услугам операторов ЭДО, т. е. компаний, обеспечивающих работу новых цифровых инструментов.
Сразу отметим: цифровая документация потребуется только для внутренних грузоперевозок. На международных маршрутах пока все накладные и путевые листы остаются бумажными.
Накладные — только в цифре
Обязательными документами для любых перевозок грузов внутри страны стали электронная транспортная накладная (ЭТрН), электронный заказ-заявка (ЭЗ), три экспедиторских документа (электронное поручение экспедитора, электронная экспедиторская расписка и электронная складская расписка), а также грузовая железнодорожная накладная.
Если перевозить планируется алкоголь или другую спиртосодержащую продукцию, у перевозчика должен быть ещё и электронный путевой лист.
К лету 2027 года планируется расширить перечень, включив в него электронные путевые листы для разных типов грузов, электронные сопроводительные ведомости, договоры страхования, счета-фактуры и разрешения.
В ряде случаев, предусмотренных Минтрансом, до 1 сентября 2032 года остаются в ходу бумажные накладные. К таким ситуациям относятся перевозки товаров военного назначения, отправленных или получаемых Минобороны России, грузов, доставляемых в зонах без устойчивого интернет-покрытия, а также в условиях ЧС, и ряд других.
Перевозчикам приготовиться
Следующий этап реформы — запуск Реестра перевозчиков, установленного Федеральным законом № 520-ФЗ от 29 декабря 2025 года, с 1 марта 2027 года. В нем будут обязаны зарегистрироваться все компании и ИП, занимающиеся перевозками грузов на автомобилях массой более 3,5 тонн внутри страны.
Для формирования Реестра будет также использоваться платформа «ГосЛог», но времени на регистрацию у предпринимателей будет меньше — только 30 дней.
Ространснадзор при этом может либо отказать в регистрации, либо исключить перевозчика из Реестра, если тот укажет недостоверные сведения о себе. Подать новое заявление можно будет только через 180 дней.
Выход один — всё изучить и во всём разобраться
Несмотря на то, что пока за бумажные документы не штрафуют, при переходе на электронную документацию необходимо внимательно следить за её оформлением. Ошибки в заполнении документов могут повлечь проблемы с Налоговой службой.
К примеру, если ЭТрН заполнена неправильно или не подкреплена усиленной квалифицированной подписью, ФНС может отказать в признании расходов при расчете налога на прибыль (ст. 252 НК РФ), а также в вычетах по НДС.
Есть только один действенный метод не попасть в неприятные ситуации — изучать новые правила и следить как за обновлениями законодательства, так и за его соблюдением всеми участниками логистической цепочки.
Уже через месяц, 14 октября компания «КАДИС» проведет профильный семинар «Электронный документооборот для грузоперевозок: обзор практики и актуальных изменений». В его рамках генеральный директор Национальной Гильдии Бухгалтеров и Аудиторов, кандидат экономических наук, член Международного института внутренних аудиторов, независимый консультант-эксперт в сфере бухгалтерского и налогового учета Мария Стажкова подробно расскажет о тонкостях электронного документооборота в логистической сфере, основных ошибках при заполнении новых накладных, транспортных листов и других документов. Эксперт также расскажет о принципах работы платформы «ГосЛог» и системы ГИС ЭПД, налоговых тонкостях новых механизмов и значении реформ для Транспортной стратегии России до 2030 года.
Узнать все подробности о программе и зарегистрироваться можно на официальном сайте семинара.
