Топ-3 ошибок экспедиторов при работе с самозанятыми водителями Версия для печати

В России почти 5 миллионов самозанятых. Часть из них — водители, доставляющие грузы на своем или арендованном транспорте. При выборе таких подрядчиков экспедиторы часто совершают ошибки, которые приводят к проблемам с налоговой и ГИБДД, внеплановым проверкам и штрафам.

Эксперты сервиса «Мои самозанятые» рассказывают, на что обратить внимание и как компаниям работать с самозанятыми перевозчиками в рамках закона.

Ошибка №1: Уволить штатных водителей и оформить их же как самозанятых

Плохая идея. Вместо экономии на налогах и взносах, получим проблемы: налоговая проведет проверку, суд признает отношения трудовыми, придется уплатить за сотрудника все, что положено плюс штрафы.

По закону сотрудничать с бывшим работником как с самозанятым можно только через 2 года после увольнения. Это четко прописано в п.8 ч.2 ст.6 Федерального закона от 27.11.2018 №422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима “Налог на профессиональный доход”».

Если такое событие произошло, то компания признается налоговым агентом по НДФЛ, а также обязана оплатить страховые взносы с сумм соответствующих вознаграждений.

Выкопировка из последней редакции закона №422-ФЗ в системе КонсультантПлюс. Синим выделен нужный пункт

Ошибка №2: Неправильно составить договор

Если налоговая обнаружит и докажет, что отношения с самозанятым похожи на трудовые, суд обяжет компанию выплатить 13% НДФЛ, страховые взносы и штраф до 100 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). При повторном нарушении размер штрафа может быть увеличен до 200 тыс. рублей.  

Что нельзя прописывать в договоре с самозанятыми, ФНС разъяснила в письме № ЕА-4-15/4674 от 15 апреля 2022 г. «О направлении информации по проведению налогового контроля по НПД»:

Трудовые функции. Писать, что самозанятый будет работать водителем или оказывать услуги по управлению транспортным средством, нельзя. Но можно описать конкретную задачу: перевезти 50 тонн песка со склада А на склад Б.

Ежемесячная оплата. Оплата должна быть привязана к конкретному результату работы. Нельзя заплатить самозанятому за то, что он работал 7 дней из 12 или сделал 25 рейсов. Но можно за перевозку 30 тонн песка.

Правила внутреннего распорядка. Нельзя указать в договоре, что самозанятый обязан приходить на склад к 8, обедать с 12 до 13 или уходить не раньше 17. Или что кто-то из сотрудников будет контролировать работу и отдавать ему распоряжения. Например, по договору самозанятый перевозит груз из А в Б. Нельзя отправить его вместо Б на склад В только потому, что сегодня у компании возникла такая потребность. Но можно заключить доп. соглашение к договору и отдельно прописать там этот рейс.

При этом закон не запрещает работать с самозанятым по оферте, которой тот соглашаются следовать. Например, самозанятый водитель регистрируется в сервисе грузоперевозок и работает по общим для всех правилам.

Обязанности компании по обеспечению подрядчика ресурсами для работы. Если компания по договору обязана предоставить самозанятому автомобиль, оборудовать на своей территории гараж для ремонта или просто оплачивать бензин своей топливной картой, налоговая может счесть это признаком трудовых отношений.

Речь идет именно о безвозмездном предоставлении необходимых для работы ресурсов. Закон не запрещает самозанятому взять автомобиль и гараж в аренду у той же компании. Если стороны оформили соответствующие договора и по ним произведена оплата, проблем не будет.

Ошибка №3: Не проверять статус самозанятого

Бывает, предприятие делает водителю платеж как самозанятому, а потом выясняется, что на эту дату он уже перестал быть плательщиком НПД, но забыл предупредить или сам об этом не знал. Тогда компании придется сдавать отчеты, платить НДФЛ, взносы и штраф. Пока будут разбираться, суд может даже запретить предприятию работать — на срок до 90 дней (ст. 3.12 КоАП РФ).

В грузоперевозках есть важный нюанс. Чтобы брать подряды на доставку грузов, нужно быть ИП. Тут действуют положения Федеральных законов №259-ФЗ от 08.11.2007, N 196-ФЗ от 10.12.1995 и приказа Минтранса N 152 от 18.09.2008.

Проблема в том, что водитель обязан иметь при себе путевку и накладную на груз. Такие документы могут оформить только ИП или юридические лица. Пока закон не приравнивает самозанятых ни к тем, ни к другим. Соответственно, они не могут даже выписать себе путевой лист. А значит, и перевозить чужие грузы нельзя.

А вот ИП может оформить все документы. При этом закон не запрещает ему быть одновременно и самозанятым — не платить страховые взносы и пользоваться другими плюсами специального режима.

Свой статус самозанятый может утратить в любой момент при возникновении следующих ситуаций:

• доход исполнителя превысил 2,4 млн рублей в год, а он и не заметил;
  
• у самозанятого ИП появился наемный сотрудник;
  
• человек добровольно отказался от статуса плательщика НПД.
  

Чтобы избежать неприятных последствий, лучше проверить статус самозанятого заранее. Сделать это можно бесплатно: попросить подрядчика предоставить справку из приложения «Мой налог» или самостоятельно проверить по ИНН на сайте налоговой, либо в онлайн-сервисе «Мои самозанятые». Но у этих способов есть большой минус — вы узнаете только статус самозанятого на текущий момент. А это никак не гарантирует того, что подрядчик не утратит право использовать НПД в ближайшее время.

Для примера представим такую ситуацию: вы заключаете с самозанятым - физическим лицом договор на 300 тыс. рублей. Вы проверили статус и убедились, что все в порядке. Но риск все равно есть — оказывается, подрядчик уже заработал в этом году 2,3 млн рублей. Как только вы переводите 300 тыс., самозанятый автоматически теряет статус, т.к. его годовой доход превышает 2,4 млн рублей. В итоге 100 тыс. зачтут по НПД и самозанятый сам заплатит из них налог — 6000 рублей.

А вот с 200 тыс. вам придется дополнительно заплатить:

• 13 % НДФЛ — 26 тыс. рублей
  
• 27,1 % на взносы — 54,2 тыс. рублей
  
• до 40 % штраф — 80 тыс. рублей
  

Кроме того, придется сдать всю отчетность как за наемного работника. Если самозанятый — гражданин другого государства, или это не первое ваше нарушение, потери будут еще существеннее. А вот если самозанятый при этом еще и ИП, то дополнительных выплат у компании-заказчика не будет. Зато они возникнут у самого исполнителя.

Справка о постановке самозанятого на учет должна быть выдана на дату подписания договора

Недобросовестный самозанятый может попытаться сэкономить на налогах — отменить или совсем не сформировать чек. Чтобы такого не произошло, в договоре нужно предусмотреть его ответственность за такие действия. Тогда компания сможет хотя бы уменьшить свои убытки.

Также можно напомнить самозанятому, что ответственность перед контролирующими органами несет и он сам — на первый раз заплатит 20 % от суммы в качестве штрафа, а в случае повторного нарушения в течение 6 месяцев — 100 % платежа.

Чтобы мотивировать самозанятого вовремя присылать документы, компания может прописать штраф за каждый случай просрочки

Скачать шаблон акта и договора с самозанятым можно в сервисе «Мои самозанятые».

Чек-лист для экспедиторов

Если самозанятый один, еще можно пытаться контролировать всю вручную. Но чем больше у вас таких подрядчиков, тем сложнее за всеми следить. Автоматизировать рутину можно с помощью  сервиса «Мои самозанятые». В нем можно:

• проверять статус самозанятого и получать уведомления о постановке на учет онлайн;
  
• подписывать разовые и регулярные документы без оформления их на бумаге, без использования специального софта и ключей на флешках — через систему электронного документооборота;
  
• в один клик формировать и выгружать документы индивидуально каждому исполнителю, подставляя его данные;
  
• в онлайн режиме получать чеки от самозанятого и мониторить риск их аннулирования;
  
• делать массовые выплаты реестром по реквизитам или по номеру банковской карты водителя через 1С.
  

Если понравился сервис, расскажите своему руководителю. Будьте в тренде — подключайтесь к «Моим самозанятым» и работайте с самозанятыми удобно и безопасно. Получить консультацию можно по телефону: +7 (499) 553-09-77