В 2022 году растет тренд на самозанятых автоперевозчиков, которые уже составляют значительную долю в числе плательщиков специального налогового режима.
Необходимость вести документооборот с каждым самозанятым, мониторить их статусы перед транзакциями, вовремя реагировать, если аннулирован чек — эти рутинные задачи доставляют много хлопот предприятиям и съедают десятки трудочасов бухгалтера и юриста. Особенно, когда таких исполнителей 5-10 и больше. Но не нужно совершать ошибку, отказываясь от услуг самозанятых.
Гораздо удобнее и выгоднее для предприятий выстраивать сотрудничество с самозанятыми через онлайн-сервисы (такие, как ”Мои самозанятые"), которые берут на себя и автоматизируют все рутинные процессы.
Через сервисы можно без рисков платить и заключать договоры с самозанятыми перевозчиками хоть каждый день!
- подписывать разовые и регулярные документы с самозанятыми без оформления их на бумаге, без использования специального софта и ключей на флешках, подписание осуществляется через систему электронного документооборота;
- в один клик формировать и загружать документы индивидуально каждому исполнителю, подставляя его данные;
- в онлайн режиме получать чеки от самозанятого и мониторить риск их аннулирования;
- делать массовые выплаты реестром по реквизитам или по номеру банковской карты водителя (интегрировать с 1С) и пр;
- проверять статус самозанятого и получать уведомления о постановке на учет от самозанятого онлайн.
Но в первую очередь чтобы законно сотрудничать с самозанятыми перевозчиками и не рисковать перед ФНС, компаниям нужно правильно оформить договор. Юристы сервиса “Мои самозанятые” подготовили несколько важных советов.
Неправильно составленный гражданско-правовой договор грозит для компании: переквалификацией договора в трудовой, снятием расходов, недоимками, штрафами.
Обязательно ли самозанятому автоперевозчику быть ИП?
В настоящее время для применения гражданином специального налогового режима "Налог на профессиональный доход" в отношении перевозок на своем автомобиле нужно зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя.
Самозанятыми могут быть как физлица, так и ИП. Причем индивидуальным предпринимателям выгоднее использовать льготную систему налогообложения — “Налог на профессиональный доход”, чем быть на УСН.
Поэтому число грузоперевозчиков-самозанятых растет.
При составлении договора с перевозчиком, имеющим статус “Самозанятого” надо обратить внимание на следующие пункты:
1. Наличие статуса самозанятого в преамбуле договора
Самое главное условие, которое нужно включить в договор: исполнитель применяет специальный налоговый режим “Налог на профессиональный доход” и подтверждает этот статус справкой. Справка может быть сформирована с электронной форме в приложении.
2. Больше конкретики указать в разделе договора “Предмет договора”
В этом разделе надо описать конкретные услуги или работы, которые вы заказываете у самозанятого перевозчика. Причем услуга должна быть прописана максимально подробно.
Здесь можно прописать как одну услугу, так и несколько. А также сроки их оказания.
Например: “1.1. Исполнитель обязуется предоставить Заказчику за вознаграждение следующие услуги:
- перевозку товаров из пункта А в пункт Б;
- доставку багажа в пункт С;
- забор груза у грузоотправителя и доставка его по указанному в договоре адресу.
1.2. Услуги подлежат исполнению не позднее (соответственно):
„_03_“ _мая_ 2022 г.;
„_12__“ июля__ 2022 г.;
„_27__“ _октября___ 2022 г.»
В таком же виде, как они указаны в договоре, услуги стоит расписать в чеке от самозанятого.
Отметьте такое условие в договоре: ”Название услуг в чеке должно соответствовать прописанным в п.1.1. договора.”
Также к чеку от самозанятого рекомендуем приложить путевой лист и акт, в котором будет вся информация о выполненных работах\услугах или транспортную накладную.
Справочно: В 2022 году на портале госуслуг должен заработать сервис "Безбумажные перевозки пассажиров и грузов". В нем грузоперевозчики могут оформлять электронные транспортные накладные, путевые листы с данными медосмотра водителей и специальные разрешения на перевозку грузов.
3. В договоре не должно быть отсылок к трудовому договору
Если предприятие рассматривает заключение договора с самозанятым, то договор должен быть оформлен как договор услуг/работ (ГПХ), а не трудовой договор.
Трудовой договор заключается только с сотрудниками предприятия.
Если договор будет оформлен с элементами трудового договора сотрудники ФНС переквалифицируют договор из ГПХ в трудовой. То есть нельзя прописывать:
- график работы;
- место работы;
- материальную ответственность;
- обеспечение материалами и оборудованием (на безвозмездной основе).
Важно отметить, что в договоре между заказчиком и самозанятым должно быть обозначено, что услуги/работы будут оказаны с использованием материалов, оборудования или движимого имущества самого заказчика.
Если оборудование имеет весомую ценность, то целесообразно передать движимое имущество по акту приема-передачи на время проведения работ/оказания услуг.
4. В разделе «Оплата услуг» не должно быть “запрещенных слов”
А именно:
+ выплата заработной платы;
+ оплата ежемесячно, а именно оплата фиксированной ежемесячной суммы без привязки к результату, количеству оказанных услуг или объему работ;
Укажите в этом разделе факт оплаты по итоговому результату, после полного исполнения обязательств или по этапам, частям.
В разделе про оплату нельзя фиксировать:
Обязанность самозанятого сформировать и направить чек заказчику до получения оплаты.
5. Нужно ли прописывать в договоре закрывающие документы от самозанятого
Счет самозанятый выставлять не обязан, хотя приложение «Мой налог» позволяет это сделать.
А вот сформировать и передать заказчику чек самозанятый автоперевозчик должен обязательно.
Чек — единственный обязательный документ, который подтверждает факт оказания услуги и ее оплаты. Об этом написано в письме от ФНС 22.12.2020 № ЗГ-3-20/8488@ в отношении документов, подтверждающих расходы заказчика. Таким образом, чек является закрывающим документом для предприятия.
Но в договоре советуем, учитывая уже сложившуюся практику, прописать и другие подтверждающие документы, например, акт.
Обратите внимание — чек должен быть по каждому факту оплаты, а не один по всем выплатам в целом!
Рекомендуем каждую выплату отмечать выставлением акта с указанием объема работ или услуг и производить оплату со ссылкой на такой акт.
Скачать шаблон акта и договора с самозанятым можно в сервисе.
6. Укажите в разделе “Закрывающие документы” детали и условия акта
Пропишите в договоре срок составления, передачи акта и подписания акта:
+ Будет ли у него определенная форма (приложение к договору) или исполнитель может представить его в любом виде.
+В какой момент работы (услуги) будут считаться принятыми. Как правило, это дата, когда обе стороны подписали акт.
Допустим, грузоперевозчик подписал акт 10.06.2022, а предприятие-заказчик — 15.06.2022. Значит, дата принятия работ по договору — 15 июня.
Что указывать в самом акте:
- наименование и подробности выполненных услуг или работ;
- объем этих работ;
- размер вознаграждения;
- примечания по согласованию сторон. Например, условие, что работы будут приняты только после устранения выявленных недочетов.
Акт подписывается в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Самозанятый может считать, что ему акт хранить не обязательно. Так лучше не поступать.
Предупредите исполнителя, что ФНС при проведении встречной проверки в отношении предприятия-заказчика может запросить документы по сделке и у самозанятого. Отсутствие актов у исполнителя не наказуемо, но может посеять сомнение у проверяющих.
Потому что в налоговой обратят внимание, в том числе, и на формальность договора. И при несоответствии расходы по таким услугам снимут, и компании придется доплатить налоги.
Подписывать документы можно через ЭДО хоть каждый день.
Фрагмент вебинара “Моих самозанятых” с ответами на вопросы по оформлению договора:
Онлайн-сервис «Мои самозанятые» помогает компаниям легко и законно сотрудничать с десятками самозанятых перевозчиков.
Подключитесь бесплатно и сможете заключить договор, к которому не придерутся налоговики и получить акт. А также делать массовые выплаты реестром, отслеживать статусы исполнителей.
Не стоит беспокоиться за получения чека от самозанятого, так как сервис автоматически его формирует и сохранит после оплаты услуги.
Оформите заявку на сайте: https://mysmz.ru/ или по телефону: +7 (499) 553-09-77
