Какие существуют правила оформления товарно-транспортной накладной? В каких случаях требуется именно этот документ, а не иная заполненная форма?
Транспортная накладная является одним из важнейших документов бухгалтерского учета, она отражает процесс движения товара между участниками этого, подтверждает отгрузку и получение товарно-материальных ценностей. При необходимости именно на основании ТТН можно отстоять свои права, решив вопросы во внесудебном режиме или в рамках судебного разбирательства.
Когда заполняется ТТН
Оформление товарно-транспортных накладных требуется при перевозке грузов от одного владельца к другому, то есть является подтверждением перемещения ТМЦ (товарно-материальных ценностей). Такая доставка осуществляется силами одной из сторон или с привлечением третьего лица, предоставляющего подобные услуги. В любом случае стороны заключают договор перевозки, где указывается тип товара, его объем, стоимость и другие важные данные. Также определяется, какими будут сроки и способы доставки. Информация о перевозке груза отражается также в транспортной накладной, которая может быть подписана одной из сторон процедуры перемещения ТМЦ. При заполнении необходимо следовать специальным образцам, где указывается, как именно надо заполнять форму, какую информацию указывать.
Что надо заполнить — ТТН или ТОРГ-12?
При перевозке товаров может быть оформлена ТТН или форма ТОРГ-12. Первый тип документа, то есть форма товарной транспортной накладной, необходим для подтверждения перемещения продукции грузоотправителем. ТТН помогает оформить списание груза с баланса отправителя в счет получения заказчиком. Одним из ключевых моментов оформления такого документа является наличие определенного транспортного средства в схеме доставки. При этом действия по перевозке можно совершать не в виде торговой сделки между двумя различными компаниями, а в виде обычной отправки между отделениями одного предприятия. При наличии товарно-транспортной накладной ТН требуется для подтверждения перехода права собственности на ТМЦ.
Форма ТОРГ-12 относится к товарной накладной, она стандартизирована, содержит информацию обо всех участниках сделки. Также при оформлении используют общепринятую кодировку, заполнению подлежат все строки и столбцы.
Отличием ТН от обычной товарной заключается в том, что она содержит расширенные сведения, включая количество товара, НДС, стоимость, условия заключения сделки, а не только данные товарного раздела. Также подобная форма используется в случае, когда доставку товара осуществляют на автомобильном транспортном средстве.
Порядок и особенности заполнения ТТН
Для заполнения накладных используется установленная форма. Существует удобный образец, показывающий, куда и какие данные должны быть занесены. Рекомендуем придерживаться такого порядка:
- заполняемая товарно-транспортная накладная получает индивидуальный номер, согласно нумерации, принятой на предприятии;
- указывается дата оформления;
- в графе «грузоотправитель» указываются сведения о предприятии, которое отправляет груз, с полным наименованием компании, адресом, контактной информацией;
- аналогичным образом заполняется строка с данными о грузополучателе;
- вписываются коды ОКПО;
- ставится подпись и печать.
Для каждой сделки заполняют отдельные экземпляры транспортных накладных, что соответствует установленным правилам. За одну перевозку можно грузить и перемещать разносортный товар с собственными категориями и заполнением соответствующих строк. Получателей также может быть несколько, то есть можно использовать один бланк вместо нескольких накладных. В форме для этого предусмотрено несколько отдельных строчек, которые подлежат заполнению и вычеркиваются по мере доставки ТМЦ определенному адресату.
Алгоритм заполнения достаточно простой, необходимо полностью оформить все разделы, указать сведения о перевозимых грузах, заказчике перевозки и получателе.
1. Для заполнения первого раздела накладной, который еще называется товарный, надо в таблице указать данные:
- номенклатурный код;
- номер по прейскуранту, дополнения при необходимости;
- артикул товара;
- указать количество перевозимых единиц, отдельно вписать цену, наименование, ТУ, марку и другую информацию по ТМЦ;
- далее надо заполнить столбцы с единицами измерения, особенностью и типом упаковки, массой товара (в тоннах);
- отдельно прописывается общая сумма по определенному виду товара, порядковый номер складских записей.
Под таблицей в накладной ставят подписи все ответственные лица организации. Это касается отправителя, главного бухгалтера, уполномоченных лиц по доставке груза. С правой стороны вносится информация о водителе, после доставке груза ниже должна быть подпись ответственного за получение товара лица.
2. Далее заполняется второй раздел, который для транспортных накладных содержит данные о транспортной компании и особенностях перемещения груза. Это информация:
- сроки доставки;
- данные перевозчика;
- информация о транспортном средстве (надо заполнить сведения о типе и марке машины, государственном номере);
- в крайнем столбце справа при заполнении указывают номер путевого листа.
Пункт «Плательщик» содержит информацию о том, кто является заказчиком груза, также туда вносятся данные о водителе. В графе с видом перевозки просто указывают «коммерческий», раздел о лицензировании обычно пропускается. Путевые точки могут корректироваться.
3. Следующий раздел включает в себя сведения о грузе, необходимые для сверки и контроля при передаче груза. Здесь дублируется во многом информация из товарного раздела. Дополнительно прописывают наличие сертификатов, свидетельств на товар, количество единиц по каждому наименованию и количеству упаковки, вид упаковки и способ определения массы (ручные, автоматические или товарные весы).
4. Для транспортных накладных необходимо также заполнение транспортной накладной в разделе с погрузочно-разгрузочными операциями. В накладную записывают такие данные:
- тип проводимой операции;
- исполнители (тут возможно заполнение с данными об автовладельце, отправителе или получателе);
- в накладную вписывают все дополнительные операции с указанием их количества;
- отдельно указывают типы механизмов для погрузки-разгрузки, с емкостью или грузоподъемностью, способом выполнения работ (самосвалом, наливом, механизированным или ручным способом);
- надо также записать данные о времени и дате прибытия груза, длительности операций, предусмотрены места для подписи ответственного специалиста.
В разделе при заполнении товарно-транспортной накладной с погрузочно-загрузочными операциями имеются еще две таблицы. В первой из них указывают:
- расстояние, необходимое для перемещения грузов указанным транспортным средством;
- коды экспедирования;
- стоимость транспортных услуг, взимаемая с клиента, оплата водителю, все суммы начисленных штрафов (при наличии), расценки и тарифы за перевозку, время простоя при загрузке и разгрузке;
- последняя строка отводится для таксировки, то есть заработной платы водителя за предоставление услуг.
Вторая таблица в документе отводится для расчета стоимости доставки. Тут указываются стоимость за тонну, выполнение работ по погрузке-загрузке, экспедированию и другие сведения.
Правила заполнения документа предусматривают, что в учетной документации обязательно присутствуют подписи ответственных лиц. Это специалисты, которые ответственны за транспортные услуги, то есть участвующие в погрузке ТМЦ, доставке, отгрузке заказчику. Если в накладных такие подписи отсутствуют, документы могут быть признаны недействительными. Также на бланке ставятся печати напротив указания должностей и подписей. Их расположение может меняться, что зависит от использования стандартных и нестандартных бланков. В некоторых случаях требуется заполнение дополнительных документов или приложение сертификатов, паспортов на товар, договоров, свидетельств. Они перечисляются в отдельных строках накладных, обязательно надо указать всю информацию, чтобы не возникло сложностей при оформлении ТМЦ.
