Руководитель отдела логистики — о расходах на топливо, недобросовестных водителях и сокращении издержек.
Сегодня мы разговариваем с Ольгой Цвилевой, руководителем отдела логистики в брянской транспортной компании «Транс-Сервис». Она смогла прикрыть лазейки для кражи топлива и заодно полностью избавилась от бумажных чеков с АЗС. В интервью мы выяснили, как ей это удалось и чем изменения в компании закончились для недобросовестных водителей.
— Когда вы поняли, что пора что-то менять?
ООО «Транс-Сервис» занимается грузоперевозками по России. В нашем автопарке в основном фуры и самосвалы. Но есть и легковые машины, чтобы сотрудники могли ездить по городу: в налоговую, на встречу с клиентами, по другим делам компании. Как и любой другой логист, я вместе с командой составляю маршруты, контролирую движение транспортных средств, рассчитываю стоимость перевозок. Всегда стараемся найти такой вариант доставки груза, чтобы привезти его клиенту быстрее и дешевле.
В 2019 году мы пришли к тому, что нужно становиться более гибкими и улучшать систему контроля, потому что конкурировать с крупными перевозчиками становилось всё сложнее. Смотрите, ещё два года назад наши водители чаще всего рассчитывались за топливо наличкой. Но такая схема была проблемной, потому что порождала огромное количество бумаг.
Только представьте: водитель получал в кассе денежные средства под отчёт, выезжал на маршрут, заправлялся, собирал чеки, привозил их в офис, писал авансовый отчёт — было очень много бумажной волокиты и путаницы.
Если водитель потерял чек, значит, съездил за свои деньги. Или наоборот, заправился на более дешёвой заправке, а принёс чек с более дорогой — положил деньги компании себе в карман.
Допустим, водитель по полной заправился в Ярославской области по цене 48 рублей за литр. Потом рублей за двести купил фальшивый чек якобы с московской заправки, где топливо стоит уже 50 рублей за литр. Получается, что с бака объёмом 600 литров он выгадал 1 000 рублей. И это было никак не отследить.
— Что вы сделали, чтобы водителям стало сложнее вас обманывать, а вам — проще работать?
Подключили топливные карты «Вездеход» компании «ППР».
— Как это вообще работает? Вы больше не даёте водителям деньги под отчёт?
Сейчас у нас более пяти карт «Вездеход» и один общий счёт для всех карт. Мы знаем, сколько понадобится топлива на поездку, например, на неделю, и забрасываем на этот счёт нужную сумму.
Водителям вообще можно не появляться в офисе. Они не тратят своё время, чтобы получить наличку и отчитаться по ней: при оплате по карте деньги списываются со счёта, а информация о заправке тут же появляется в личном кабинете. Соответственно, документооборот уменьшился в разы.
На картах «Вездеход» деньги появляются в течение часа даже в выходные и праздничные дни — количество простоев уменьшилось. Бывает, выставишь лимит по карте и в поездку отправляются две машины. Водители решают заправиться в один день: один в одном месте, другой в другом, — и сливают всё с карты. Едут всю ночь, утром подъезжают к очередной заправке, а на карте пусто. Даже если это суббота или воскресенье, перечисления на карту не приходится ждать до понедельника. Это удобно.
— А у водителей нет проблем с поиском заправок, которые принимают эти карты?
Топливные карты «Вездеход» принимают на 16 тысячах АЗС. То есть строить маршруты намного легче, не нужно выискивать конкретную заправку. Водитель может быстро сориентироваться и заехать на ближайшую АЗС, которая входит в сеть: это может быть та же «Роснефть», «Газпромнефть», ТНК, «Шелл», «Сургутнефтегаз».
— Крупные компании перед заключением договора с оператором топливных карт обычно проводят тендер, то есть процесс довольно долгий. Как было у вас?
Мне компанию «ППР» посоветовали коллеги, благодаря их хорошим отзывам у меня появилось к ней доверие, можно сказать, сработал эффект сарафанного радио. Я просто связалась с ППР по телефону и обозначила основную потребность нашей компании: необходимость заправляться по всей России и на разных заправках. Менеджер предложил карты «Вездеход», мы решили попробовать, и вот уже два года ими пользуемся.
— Сколько в среднем вы тратите на топливо?
Сейчас сложно вывести какую-то среднюю цифру. Во-первых, нужно учитывать сезонность: пик как раз приходится на август — сентябрь. Во-вторых, пандемия очень сильно повлияла на малый бизнес — не только на нас, но и на наших заказчиков. Прошлый год был крайне нестабильным из-за ограничений, каждый регион придумывал свои правила, поэтому объём грузоперевозок сильно упал. В 2021 году мы практически не могли работать до марта, и только сейчас ситуация постепенно выправляется. Летом мы тратили на топливо около 250 000 рублей в месяц на фуру, 20 000 — на легковушку.
— Насколько, по-вашему, уменьшились транспортные расходы?
При поездках водители выбирают те АЗС по маршруту, где есть скидки. Если фура выездила за месяц 250 000 рублей, то экономия будет где-то 5 000 рублей с машины, с трех машин — уже 15 000.
Конечно, если сравнивать с крупными перевозчиками, нельзя сказать, что мы много экономим. Автопарк небольшой, транспортные расходы соответствующие. Для нас важнее удобство: меньше документооборота, просто и быстро пополнять карты, всегда можно получить актуальную и точную информацию для надзора за водителями.
— А сколько экономите за счёт снижения краж топлива?
Тут не могу объективно оценить размер экономии, поскольку, сами понимаете, мы просто не знали, сколько у нас воровали раньше. А сравнить сложно — изменились маршруты, изменились цены на бензин, да и в целом ситуация на рынке. Но вот ещё в 2019 году эксперты на каком-то мероприятии в Москве говорили о том, что водители сливают каждый пятый литр топлива. Если это на самом деле так, то каждый месяц на одной фуре мы могли терять до 50 000 рублей.
— Водители могут заехать куда-то по пути, потратив ваш бензин, и взять «левый» заказ? Как вы контролируете маршрут водителя?
На каждой фуре так и так стоит маячок для отслеживания, чтобы мы знали, где находится машина, едет ли она точно по маршруту, успевает ли приехать в пункт назначения вовремя. Но это не панацея. Как-то раз мы отправили водителя в поездку в Иркутскую область. К сожалению, человеком он оказался не очень надёжным: решил в своём путешествии, так скажем, устроить пару внеплановых выходных. Выключил телефон, маячок и пропал. Но мы его нашли.
Знаете как? Открыли личный кабинет сервиса «ППР» и посмотрели, где он заправлялся последний раз. Примерно посчитали, куда он мог доехать на таком объёме бензина, начали искать в этом радиусе и нашли на стоянке.
Получается, теперь у нас двойной контроль. С помощью него мы не допускаем отклонений от графика передвижения. Если водитель заправится на АЗС вне маршрута, мы это увидим. Так что наши клиенты лучше защищены от срыва сроков доставки.
— У логистов всегда много отчётности. Что изменилось?
Я трачу на неё меньше времени, она стала намного точнее, а главное — я знаю, что происходит прямо сейчас.
У меня есть доступ ко всем электронным документам: где, в какое время, на сколько литров и на какую сумму заправлялась каждая машина. Сразу ясно, залил ли водитель всё купленное топливо в бак, или часть слил в захваченную с собой канистру — при оплате наличкой отследить такое практически невозможно.
Я всегда вижу, сколько денег осталось на счёте, и пополняю его по мере необходимости. В личном кабинете ещё можно установить вид топлива, которое разрешено заливать водителю, и лимит по объёму. Этой опцией пользуюсь крайне редко, потому что пополняю счёт непосредственно перед отправкой машины на заранее рассчитанную сумму.
Через личный кабинет формирую отчёты: за месяц, за полгода, год. Получаю очень подробный и понятный материал для аналитики, чтобы чётко понимать, сколько денег и топлива было потрачено за этот период времени, и точно рассчитывать рентабельность поездок.
— А как вы понимаете, что водитель слил топливо? Какие санкции ждут таких водителей?
Смотрите, я знаю, что объём топливного бака этой конкретной машины — 900 л, а в личном кабинете отражается заправка на 1 100 л. Вопрос: куда вылилось 200 л?
За такие вещи мы водителей наказываем. На первый раз — беседа и предупреждение, на второй — штраф 5 000 рублей. Естественно, из зарплаты также вычитается сумма причинённого ущерба, в моём примере — стоимость слитых 200 л. Самым непонятливым, которые пытаются смошенничать третий раз, говорим до свидания.
— Вы сравниваете водителей в плане расхода топлива? Можно понять, что кто-то заправляется чаще и на большие суммы, чем другие, и явно где-то хитрит, а кто-то экономит и заслуживает премии?
Да, статистика в личном кабинете позволяет это сделать, но мы не пользуемся этой функцией. У нас все машины разные: с разным объёмом бака, с разным потреблением, с разным износом, поэтому их нельзя сравнивать. Вот если у компании есть несколько одинаковых автомобилей, сравнивать потребление топлива можно и нужно. Если у одного водителя расход больше, чем у других, надо разбираться: он где-то мухлюет или причина в неисправности самой машины?
— Часто сотрудникам не нравится, когда руководство вводит что-то новое. Как водители восприняли то, что теперь им нужно расплачиваться не наличкой, а топливными картами?
Конечно, сначала водители были не слишком довольны. Они привыкли расплачиваться живыми деньгами, где-то хитрить, где-то обманывать. Карты закрывают все лазейки для воровства и дисциплинируют людей — сейчас правила нарушаются крайне редко.
— Проблем с картами не было? Вам приходилось обращаться в техподдержку?
В поддержку обращались, конечно, но давно — в самом начале нашего сотрудничества. Тогда мы только притирались друг к другу, хотели понять, как всё это работает, как использовать все возможности карт. Сейчас консультации уже не нужны: и мы, и водители привыкли к картам и сервису в целом, как будто всегда так и было.
— То есть сейчас всё работает стабильно, и, как вы говорили раньше, компания «Транс-Сервис» постепенно возвращается к допандемийным объемам перевозок. А какие планы строите на будущее?
Думаем, что пора прокладывать новые маршруты в страны ближнего зарубежья, для начала в Белоруссию и Казахстан. Ставки на такие перевозки выше, чем по России. Кроме того, со временем планируем поменять транспорт на более новый, чтобы сократить количество простоев. Ведь тогда на техобслуживание и ремонт машин будет уходить меньше времени.
— Спасибо за интервью и удачи в пути!
