Товарно-транспортная накладная (ТТН) — это документ, который нужен для учёта перемещения автомобильным транспортным средством товарно-материальных ценностей и оплаты их перевозки. Накладная фиксирует то, что отправитель списал груз со своего склада, а покупатель получил его.
Например, вы решили купить товар в городе А для переработки или перепродажи в городе Б. Допустим, вес товара составляет 20 тонн. При проверке потребуется подтвердить документально, каким образом перемещался груз. У этой операции есть риск быть признанной бестоварной, поэтому мы указываем автопредприятие и все подробности о перевозке. Провоз автотранспортом крупных партий груза без необходимого пакета бумаг грозит штрафами и другими санкциями как экспедитору, так и вашей организации.
Товарно-транспортную накладную оформляют в случаях, когда есть посредник между продавцом и покупателем, то есть доставку осуществляет логистическая компания.
Кто отвечает за оформление товарно-транспортной накладной?
Тот, кто заказывает перевозку. Как правило, это делает продавец-отправитель, но если транспортировку организует получатель, то он берёт эти обязанности на себя.
Когда не нужны товарно-транспортные накладные?
При самовывозе, то есть когда покупатель товара отвечает за доставку — в этом случае будет достаточно товарной накладной по форме ТОРГ-12. Иначе говоря, ТТН нужна только когда вы заключаете договор на перевозки, чтобы водитель мог предъявить документ контролирующим органам во время транспортировки.
В 2013 году появилась товарная накладная (ТН) альтернатива товарно-транспортной накладной (ТТН). Чем они отличаются?
- В товарной накладной нет транспортного раздела, потому что на основании этой бумаги товарно-материальные ценности (ТМЦ) не ставятся на учёт.
- ТН — это просто сопроводительная документация, подтверждающая доставку и предоставление транспортных услуг.
- ТН не может использоваться как база для бухгалтерской отчётности.
- Документы регулируются разными законодательными актами.
- ТТН включает только товарный и транспортный разделы, а в ТН их 17.
- ТТН необходимо выписывать в четырёх экземплярах, ТН — в трёх.
- ТТН содержит подробную информацию о грузе (код, стоимость и количество), графы для подписей ответственных за отгрузку.
- ТН предусматривает желаемые условия для перевозки (при какой температуре, в какой упаковке, каким транспортом) и переадресацию в случае изменения адреса получения во время транспортировки.
- Товарно-транспортная накладная не предусматривает строки об НДС, из-за чего возможны претензии со стороны налоговой по поводу правомерности вычета.
- При наличии ТН можно не заполнять ТТН, но при выдаче последней заводить ТН всё ещё нужно — документы не всегда носят взаимоисключающий характер.
Перечень товаров (ТМЦ), которые в Российской Федерации можно перемещать только по ТТН:
- Алкоголь
- Спиртосодержащая продукция
- Этиловый спирт
Сколько нужно товарно-транспортных накладных?
Документ делается в четырёх экземплярах:
- Первый остаётся у грузоотправителя (он нужен для списания груза)
- Ещё три копии с визами отправителя водитель подписывает и берёт с собой
- Одна из копий остаётся у грузополучателя (для добавления товара на учёт)
- Два оставшихся экземпляра нужны организации, которая владеет автотранспортом, чтобы произвести расчёт с заказчиком и выдать заработную плату водителю
Как правильно заполнять бланк?
Чтобы вам было проще разобраться и заполнить документ — скачайте заполненный образец и пустую форму бесплатно внизу страницы.
Пошаговая инструкция:
- Начинаем с номера накладной из внутреннего документооборота фирмы, даты заполнения (она же дата отправки груза)
- Пишем полное название, фактический адрес и телефон отправителя и получателя
- В поле «Плательщик» указываем дополнительно реквизиты получателя
- Заполняем марку и госномер автомобиля (и прицепа, если он есть), номер путевого листа (внутреннего документа компании-отправителя), данные о владельце и водителе из путевого листа
- В специальном окошке справа от каждой фирмы нужно вписать код общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО)
Первый раздел (товарный) нужен для списания товара у того, кто его отгружает, и оприходования у компании-покупателя. Он должен содержать:
- Наименование груза и информацию о его ценности
- Сертификаты, паспорта качества и прочую сопроводительную документацию
- Дату и время отправки и принятия груза
- Информацию о том, что заявка на перемещение груза принята
- Стоимость перевозки и то, как будет производиться расчёт
- Дату составления, подписи директоров или других ответственных представителей компаний с расшифровками
Второй (транспортный) раздел предназначен для расчётов за перевозку и включает:
- Данные об автомобиле и водителе, который повезёт груз
- Номер водительского удостоверения водителя
Теперь проверяем подписи:
- В строке «Отпуск разрешил» должен расписаться руководитель фирмы или начальник склада
- Товарный раздел подписывает главный бухгалтер
- Работник грузоотправителя, который отгрузил ТМЦ, ставит подпись в строке «Отпуск груза произвёл»
- Если грузополучатель лично получает товар в месте отгрузки, он расписывается в графе «Груз получил грузополучатель»
- В строке «Принял» транспортного раздела ставится подпись при поступлении на склад грузополучателя
Если была допущена ошибка — ничего страшного, её можно зачеркнуть, исправить, заверив подписью и указав дату.
Что делать при утрате, недостаче или повреждении груза? Это ответственность перевозчика?
Грузоотправитель должен надлежащим образом упаковать и закрепить груз, указать вес товара в нетто и брутто. Если водителю кажется, что погрузка была произведена неправильно, он либо ставит отметку об этом и требует грузоотправителя её заверить, либо отказывается от перевозки, чтобы предотвратить нарушения. В противном случае по закону экспедитор должен предоставить доказательства того, что ТМЦ повреждены не по его вине. Иначе ему не избежать материальной ответственности за недостачу или порчу.
