Для перевозки грузов транспортной компании необходимо не только определиться с маршрутом, но и оформить пакет документов, необходимых для сопровождения продукции.
Обязательными являются договор, на бланке которого нужны подписи грузоотправителя и перевозчика, маршрутный лист, товарно-транспортная накладная и другие. Все эти бумаги содержат информацию об особенностях и сроках перемещения и о перевозимом грузе.
Общий пакет документации
Для перемещения товаров разного типа необходимо подготовить ряд документов. Это бланки, сертификаты и прочие бумаги, подтверждающие правомочность перемещения, показывающие полную информацию о товаре, его свойствах, условиях перевозки. В официальный перечень входят такие базовые документы:
- путевой лист;
- товарно-транспортная накладная;
- договор между отправителем, транспортной компанией и получателем (вместо договора можно использовать доверенность);
- документация для водителя, который осуществляет перевозку, включая документацию на автотранспортное средство.
При международных грузоперевозках перечень будет расширенным. Его состав зависит от типа продукции, требований конкретных стран, маршрута следования. Также надо учитывать необходимость пресечения границы, таможенную очистку и получение декларации.
Подготовка и отправка груза: какие документы нужны водителю
Какие именно документы нужны для перемещения товаров? Пакет достаточно большой, при определении, какой перечень должен быть в наличии, надо учесть тип товара, маршрут, необходимость пересечения границы или подготовки дополнительных сертификатов. Перемещение проводит только транспортная компания, имеющая допуски на перевозку, водитель должен иметь соответствующую категорию и иметь с собой полный пакет документов.
Важный пункт этого перечня — наличие оформленного путевого листа, который необходим для сопровождения. Он содержит в том числе следующую информацию:
- данные о водителе, дату прохождения им медосмотра;
- информацию о том, какие ТС используются для транспортировки, о пробеге, технических осмотрах;
- расходы, заложенные на ГСМ, необходимые для доставки груза.
Отдельно заполняется договор о перевозке. В нем отображаются все детали заказа, сроки отгрузки и получения, другие важные данные. Если товар стандартный и доставляется в пределах страны, обычно дополнительные документы не нужны. Но в остальных случаях могут потребоваться дополнительные сертификаты, ветпаспорта и прочее.
Отдельно надо уделить внимание тому, насколько полно оформлены документы для водителя и ТС. Сотрудник транспортной компании обязан иметь при себе права с соответствующей категорией, талоны о техосмотре, страховой полис ОСАГО.
Документация для грузоперевозок
Для осуществления перевозок грузов разного типа необходима предварительная подготовка и оформление целого ряда бумаг. Какие документы нужны, и может ли пакет изменяться? Все зависит от типа доставляемой продукции, маршрута следования, особенностей самих перевозок и дальности. Например, для продуктов питания или опасных грузов требуются сертификаты, заключения лабораторных исследований и другие.
Одним из основных являются документы на перевозку в виде ТТН. Это обязательный к заполнению бланк, без которого проводить перевозку грузов запрещено. Такой документ является основанием для списания продукции со склада отправителя, факта перевозок и отгрузки с последующей передачей товара заказчику или оформления его на склад. Всего необходимо четыре экземпляра, каждый содержит полную информацию, подписи и печати.
Планируя перевозку груза в виде особых объектов, например, живых животных, необходимо получение карантинного сертификата и ветеринарного паспорта. Они нужны для перевозки и подтверждения, что животные здоровы и не являются угрозой окружающей среде. Если требуется пересечение границы, дополнительно оформляется международный документ, подтверждающий наличие всех установленных анализов и прививок.
Документы стандартного пакета для перевозок включают в себя:
- бланк на транспортное средство, посредством которого перемещаются грузы;
- транспортная экспедиция, то есть сопровождающие документы на груз, включая накладные;
- счета-фактуры для товара;
- оформленная по всем правилам заявка на перевозку.
Зачем нужен договор на перевозку продукции
Пакет сопроводительных документов также включает в себя договор, необходимый для грузоперевозок и подтверждения того, что транспортировка осуществляется на законных основаниях. Договор подписывается перевозчиком и компанией-отправителем, он нужен для отображения полной информации о маршруте, законности груза, сведений о сроках.
Такие документы на перевозку груза подписываются дополнительно экспедиторами, сопровождающими товар, и водителями, управляющими грузовым автомобильным транспортом. В некоторых случаях договор можно заменить на доверенность, но на бланке обязательно должна быть подпись отправителя и печати компании.
В пакет документов дополнительно включаются путевой лист по стандартной форме. Бланк содержит следующие данные:
- тип транспортного средства, модель, марка, регистрационный номер (перемещение грузов на ТС без регистрации строго запрещено);
- полное наименование организации, осуществляющей перевозки;
- данные о том, какое топливо и в каком объеме необходимо для перемещения грузов;
- дата подписания бумаг, сроки погрузки, доставки и отгрузки грузов заказчику;
- номера ТТН, при этом в товарно-транспортной накладной необходимо указать полный перечень перемещаемых грузов.
К договору и прочим документам прикладывается отрывной талон путевого листа. На нем проставляются печати, затем талон дополнительно проверяется компанией, осуществляющей перевозку. После того, как все подготовительные работы выполнены, талон входит в пакет, включающий в себя все сопроводительные документы и путевой лист. После доставки продукции заказчику такой отрывной талон высылается клиенту одновременно с чеками, свидетельствующими об оплате.
Сопровождающие документы для перевозки — это перечень специальных бланков, необходимых для перемещения любого груза. Пакет стандартный, но не забывайте, что его надо дополнять специальными документами в зависимости от типа груза (ветпаспорта и карантинные сертификаты для перевозок животных, санпаспорта - для перевозок продуктов питания, для скоропортящейся партии - лист контрольных проверок, и если при перевозке используют рефрижераторы, то необходима информация о соответствии температурного режима, и др.). Все документы, необходимые для доставки товаров, должны быть у водителя или экспедитора, сопровождающего ТС. Количество экземпляров зависит от типа и назначения бланков, при необходимости все они предъявляются по первому требованию.
